La lista de saldos vencidos de abajo tiene doce filas y suma 118.331,50. Alguien quiere ver primero las deudas más grandes, así que hace clic en el encabezado de la columna Importe, arrastra hasta el último número y pulsa el botón de ordenar con la flecha hacia abajo.
Excel le hace una pregunta. Lee la primera mitad, elige la opción que suena a haz lo que te he pedido y ya está, y pulsa Aceptar.
Los importes quedan en un orden descendente impecable. El total sigue diciendo 118.331,50. Y cada importe está ahora al lado del número de factura de otra persona. Los 31.725,00 que debe Vantage Rail se han ido a la primera fila y se han convertido en una deuda de Halvorsen Marine, que en esa línea debe 12.480,00. La ficha de Halvorsen pasa de 13.100,00 a 44.205,00. La de Vantage Rail pasa de 37.255,00 a 1.915,50. La exposición a más de 60 días que mira el comité de riesgos pasa de 49.860,75 a 104.605,00.
No hay nada rojo en la pantalla. No aparece ningún #¡VALOR!. La columna está preciosamente ordenada, y el total general —el número que todo el mundo mira para comprobar que una hoja sigue entera— es exactamente el mismo que antes.
Este artículo va de las dos operaciones que todo el mundo cree tener dominadas. Ordenar reorganiza lo que está guardado. Filtrar oculta lo que se muestra. Casi todo lo que sale mal con cualquiera de las dos viene de olvidar cuál de esas dos frases aplica.
Consejo: Copia la tabla de abajo en una hoja en blanco empezando en A1 para seguir los ejemplos. Todo lo de aquí funciona en cualquier versión de escritorio de Excel; las tres funciones de la sección 8 necesitan Microsoft 365 o Excel 2021, y está indicado donde aparecen.
1) Ordenar Mueve Filas. Filtrar No Mueve Nada.
Esa es toda la distinción, y decide cuál de las dos deberías estar usando.
Una ordenación es una edición. Reorganiza físicamente las celdas de tu hoja. Guarda el archivo y el orden anterior ha desaparecido; no existe un «desordenar», solo Ctrl+Z, y solo hasta que cierres el libro. Si el orden en que llegaron los datos lleva información —el orden de entrada, el orden en que los exportó el sistema, el orden en que los vio el auditor—, esa información no vive en ningún sitio salvo en las posiciones de las filas, y una ordenación la destruye en silencio.
Un filtro es una vista. Oculta filas. Los datos no se tocan, los números de fila de la izquierda se ponen azules y saltan (12, 15, 16, 21), y quitar el filtro lo devuelve todo tal cual estaba. Nada de lo que hagas con un filtro puede perder datos, con una excepción, en la sección 9, que le cuesta a la gente tablas enteras.
Dos consecuencias que conviene tener a mano antes que nada:
- Si solo necesitas mirar, filtra. Ordenar para responder a una pregunta y volver a ordenar después son dos ediciones donde no hacía falta ninguna.
- Antes de la primera ordenación de una hoja nueva, añade una columna con 1, 2, 3, … y arrástrala hacia abajo. Cuesta diez segundos y es lo único que puede devolver una hoja revuelta a como estaba. Ordena por esa columna y el orden original vuelve desde donde sea.
Saldos Vencidos, en el Orden en que los Exportó el Sistema Contable
Doce facturas abiertas de un distribuidor de recambios, de la más antigua a la más reciente, que suman 118.331,50. Las columnas son las que tiene cualquier lista de cobros: un número de factura que identifica la fila, tres columnas de texto por las que alguien querrá agrupar, un número de días por el que alguien querrá ordenar, y el importe que lleva todo el dinero. Encabezado en A1:G1, datos en A2:G13. Aquí no hay nada roto, y esa es la gracia: es una tabla limpia, y la sección 2 la destroza con un clic y sin ningún mensaje de error.
fxLas celdas con fórmulas están resaltadas en verde
Pasa el mouse sobre las celdas con fórmulas para ver la fórmula y resaltar las celdas referenciadas
2) La Advertencia de Ordenación, y los 31.725,00
Esto es exactamente lo que pasó al principio del artículo.
El usuario seleccionó G1:G13 —una columna, la del Importe, ella sola— y pidió una ordenación descendente. Excel vio datos en activo justo a la izquierda y sacó la Advertencia de ordenación:
Microsoft Excel ha encontrado datos junto a la selección. Como no ha
seleccionado esos datos, no se ordenarán.
( • ) Ampliar la selección
( ) Continuar con la selección actual
«Ampliar la selección» es la respuesta correcta y viene marcada por defecto. «Continuar con la selección actual» significa ordena estos números entre ellos y deja todas las demás columnas donde están, que es algo que de vez en cuando se quiere de verdad y aquí casi nunca.
Coge las cuatro primeras filas de la tabla y mira lo que hace un clic:
| Factura | Cliente | Importe antes | Importe después |
|---|---|---|---|
| INV-2214 | Halvorsen Marine | 12.480,00 | 31.725,00 |
| INV-2215 | Delta Print Works | 1.295,50 | 24.150,00 |
| INV-2216 | Kestrel Logistics | 7.940,00 | 18.900,00 |
| INV-2217 | Halvorsen Marine | 620,00 | 12.480,00 |
Los números de factura no se movieron. Los clientes no se movieron. Las fechas, las regiones y los días de retraso no se movieron. Solo se repartieron de nuevo los doce números de la columna G, de mayor a menor, sobre las filas que estuvieran en esas posiciones.
Por qué no lo pilla nadie. Todas las comprobaciones que la gente hace por costumbre siguen saliendo bien:
- El total general no cambia: 118.331,50 antes, 118.331,50 después. Ordenar una columna contra sí misma es una permutación, y una permutación no puede cambiar una suma. El número que más se usa como prueba de cordura es justo el único que tiene garantizado matemáticamente no enterarse.
- El número de filas no cambia. Doce antes, doce después.
- Todos los importes individuales siguen existiendo en algún punto de la columna. Busca 31.725,00 y lo encontrarás.
- La columna está, como se pidió, perfectamente ordenada.
Lo que ha cambiado es cada relación, y las relaciones eran para lo que servía la hoja:
| Cliente | Debe | Después de ordenar |
|---|---|---|
| Vantage Rail | 37.255,00 | 1.915,50 |
| Brightwell Foods | 26.210,00 | 11.470,00 |
| Arden Textiles | 19.745,75 | 6.375,75 |
| Halvorsen Marine | 13.100,00 | 44.205,00 |
| Kestrel Logistics | 11.315,25 | 26.840,00 |
| Delta Print Works | 10.705,50 | 27.525,25 |
| Total | 118.331,50 | 118.331,50 |
🎯 Escenario: Acabas de hacer esto y no sabes hace cuánto.
Si el libro no se ha cerrado, Ctrl+Z, ya, antes de cualquier otra cosa: una ordenación es un único paso de deshacer por muchas filas que haya movido. Si ya se cerró, y no guardaste una columna índice, la respuesta honesta es que el archivo hay que recuperarlo de una copia de seguridad, de una versión anterior o del sistema de origen; no hay fórmula capaz de reconstruir qué importe pertenecía a qué factura, porque la hoja ya no contiene esa información. Por eso la columna índice de la sección 1 no es manía.
Cómo evitar que pase. Dos costumbres, ordenadas por cuánto trabajo ahorran:
- Selecciona una celda, no una columna, antes de ordenar. Con una sola celda seleccionada dentro de un bloque contiguo, Excel deduce el rango completo por su cuenta y mueve filas enteras. No aparece ninguna advertencia porque no hay nada ambiguo que advertir.
- Convierte el rango en Tabla (Ctrl+T). En una Tabla, ordenar desde el desplegable de un encabezado mueve siempre registros completos. No existe un «continuar con la selección actual» —la opción no está—, porque una Tabla sabe que es un conjunto de registros y no un rectángulo de celdas. Esta única combinación de teclas elimina el fallo entero.
Y el caso con el que la advertencia no puede ayudarte: una columna en blanco dentro de tus datos. Excel decide qué cuenta como «junto a la selección» buscando celdas contiguas no vacías. Mete una columna vacía de separación entre dos bloques y Excel ordenará uno sin mencionar jamás el otro: sin diálogo, sin aviso. Lo mismo con una fila en blanco: todo lo que hay debajo es un rango distinto a efectos de ordenación.
3) Ordenaciones de Varios Niveles, y Ordenar Cosas Que No Son Alfabéticas
Los botones A–Z manejan una columna. Datos → Ordenar abre el diálogo que maneja hasta 64 niveles, aplicados de arriba abajo: el primer nivel ordena toda la lista, el segundo ordena los empates del primero, y así.
Para la tabla de saldos, la ordenación que quiere de verdad el equipo de cobros tiene tres niveles:
| Nivel | Columna | Criterio |
|---|---|---|
| Ordenar por | Región | Lista personalizada: UK&I, DACH, Nordic, Iberia |
| Luego por | Días de retraso | De mayor a menor |
| Luego por | Importe | De mayor a menor |
Eso produce una lista de trabajo: cada región como un bloque, la deuda más vieja primero dentro de ella, y la más grande primero cuando dos tienen la misma edad.
«Ordenar según» también es un desplegable, y es la mitad del diálogo que la gente no ve. Junto a cada nivel, Ordenar según ofrece Valores de celda, Color de celda, Color de fuente e Icono de formato condicional. Ordenar por color sube un color arriba por nivel, así que un esquema de tres colores necesita tres niveles —uno por color—, lo bastante tedioso como para ser un buen argumento a favor de poner el significado en una columna de verdad en vez de en un relleno.
Las listas personalizadas son la respuesta a la queja recurrente de que Excel ordena las cosas de forma tonta. Alfabéticamente, Iberia va antes que UK&I; por trimestre fiscal, Q4 va después de Q3 pero por texto Q10 también. Construye el orden una vez —Archivo → Opciones → Avanzadas → General → Modificar listas personalizadas— y queda disponible en el desplegable Criterio de ordenación de cualquier ordenación, en cualquier libro de esa máquina, para siempre. Excel trae ya las listas de días y meses, que es por lo que ene, feb, mar se ordena bien de fábrica y Pequeño, Mediano, Grande no.
Detrás del botón Opciones del diálogo de ordenación viven dos interruptores más:
- Distinguir mayúsculas de minúsculas. Desactivado por defecto: «aslan» y «Aslan» son la misma clave. Actívalo y las minúsculas van antes que las mayúsculas en una ordenación ascendente.
- Ordenar de izquierda a derecha. Cambia la orientación para que Excel reordene columnas según los valores de una fila. Así se vuelven a poner en orden de calendario doce columnas de meses después de que alguien insertara agosto en el sitio equivocado. Ojo: ordena columnas como bloques y no respeta tu columna de encabezados, así que selecciona solo las columnas de datos.
🎯 Escenario: Una ordenación que tiene que aguantar en un informe que otra persona actualizará el mes que viene.
No ordenes. Una ordenación manual es una edición puntual que no dice nada sobre lo que debería pasar con las filas del mes siguiente, y nadie se acuerda de repetirla. O usas una Tabla con una vista guardada, o produces la copia ordenada con la fórmula ORDENAR de la sección 8, que se reordena sola cada vez que cambia el origen.
4) El Orden Que Excel Usa de Verdad
El orden ascendente no es simplemente «lo más pequeño primero». Excel ordena contenido mixto en esta secuencia:
- Números (incluidas fechas y horas, que son números)
- Texto, carácter a carácter
- Valores lógicos, FALSO antes que VERDADERO
- Valores de error, en el orden en que aparecen
- Vacías: siempre al final, tanto en ascendente como en descendente
Esa última sorprende siempre. Invertir la ordenación no sube las celdas vacías arriba; las vacías se quedan abajo en ambos sentidos, a propósito, para que los datos que faltan no entierren los datos que tienes.
La trampa que más tiempo cuesta es la segunda línea. El texto se ordena carácter a carácter, lo que significa que una columna de números guardados como texto se ordena así:
1000
1500
9 ← «9» es mayor que «1» en el primer carácter
980
Si una ordenación produce un orden que es obviamente incorrecto para números, la ordenación está bien y los datos son texto. La pista es que los valores quedan alineados a la izquierda por defecto y que =ESNUMERO(G2) devuelve FALSO. Arregla los datos —Datos → Texto en columnas → Finalizar es la conversión bruta más rápida para una sola columna— y vuelve a ordenar. En una columna mixta, los números de verdad se ordenan antes que cualquier número-texto, así que obtienes dos grupos ordenados en vez de uno, lo cual ya es un diagnóstico por sí solo.
También conviene saber, antes de ordenar nada real:
- Las filas ocultas no se mueven al ordenar. Las filas que has ocultado a mano se quedan físicamente donde están mientras todo alrededor se reordena, lo que las despega de sus vecinas exactamente como describe la sección 2. Muestra todo primero (Ctrl+E y luego Formato → Ocultar y mostrar → Mostrar filas).
- Los espacios iniciales van primero, porque el espacio es un carácter de valor bajo. Una columna donde aparecen « Rivera y Cia» y «Rivera y Cia» produce dos entradas muy separadas en la lista.
ESPACIOSantes de ordenar. - Las celdas combinadas se niegan a ordenarse salvo que todas las combinaciones del rango tengan el mismo tamaño, con el mensaje «Para realizar esta operación, todas las celdas combinadas deben tener el mismo tamaño.» Es una buena razón para dejar de combinar celdas dentro de rangos de datos; Centrar en la selección da el mismo aspecto sin ninguna de las consecuencias.
5) Autofiltro: Qué Hacen de Verdad Esos Desplegables
Selecciona cualquier celda de los datos y pulsa Ctrl+Mayús+L (o Datos → Filtro). Cada encabezado recibe un desplegable, y cada desplegable oculta filas según esa columna. Varios filtros se combinan con Y: filtra Región a UK&I y Responsable a M. Ferrer y verás las filas que cumplen las dos.
El desplegable tiene bastante más que la lista de casillas:
- El cuadro de búsqueda acepta una cadena parcial y marca todo lo que coincide. Escribe
mary te ofrece Halvorsen Marine. Detalle importante: buscar y luego marcar Agregar la selección actual al filtro es como se construye un filtro a partir de dos búsquedas, y olvidarlo es por lo que la segunda búsqueda parece tirar la primera. - Filtros de número → Diez mejores está mal llamado: hace los mejores o los peores, con el número que quieras, y por elementos o por porcentaje. Los 3 mejores por Importe es la respuesta más rápida a «quiénes son los gordos».
- Los filtros de fecha tienen su propia jerarquía: la lista de casillas agrupa por año → mes → día, y el menú trae opciones relativas (Mes pasado, Este trimestre, Año hasta la fecha) que se recalculan contra la fecha de hoy en vez de congelar un rango.
- Filtros de texto → Contiene / Empieza por / No contiene, y los dos comodines funcionan aquí como en todas partes:
?para un carácter,*para cualquier tirada de ellos. - Filtrar por color aparece siempre que la columna tenga color de relleno, color de fuente o iconos de formato condicional.
- (Vacías) es siempre la última entrada de la lista cuando la columna tiene alguna, y (Seleccionar todo) desmarcando Vacías es el «enséñame solo las filas que alguien terminó» más rápido.
Tres comportamientos que generan incidencias:
El filtro cubre menos de lo que crees. El autofiltro coge el bloque contiguo alrededor de la celda activa. Una sola fila completamente vacía en mitad de los datos y el filtro se aplica solo a la mitad de arriba, mientras las flechas de los desplegables siguen en el encabezado con toda la normalidad. La comprobación es rápida: activa el filtro y mira qué ha resaltado Excel, o convierte a Tabla, donde el rango es explícito y crece con los datos.
Los filtros no se actualizan solos. Cambia un valor de modo que una fila ya no cumpla el filtro actual y seguirá visible hasta que vuelvas a aplicarlo. Datos → Volver a aplicar (Ctrl+Alt+L) hace eso. Una hoja filtrada que se ha editado desde que se aplicó el filtro te está enseñando una respuesta caducada, y nada en la pantalla lo dice.
A SUMA le dan igual los filtros. Un filtro es una vista; SUMA suma las celdas del rango las veas o no. Para eso están SUBTOTALES y AGREGAR, y hay un artículo entero en este sitio sobre la diferencia; la versión corta es =SUBTOTALES(109;G2:G13), que ignora las filas que el filtro ha ocultado, y que es lo que Excel escribe por ti cuando pulsas Autosuma al final de una lista filtrada.
6) La Barra de Estado Es un Informe de Filtro Gratis
Abajo a la derecha de la ventana de Excel, y casi nadie la mira.
Con un filtro aplicado, la izquierda de la barra de estado dice «Se encontraron 7 de 12 registros». Ese es tu recuento de filas, gratis, permanente y sin fórmula. Selecciona las celdas visibles de una columna y la parte derecha te da Promedio, Recuento y Suma solo de las celdas visibles: haz clic derecho en la barra de estado para activar cualquiera de ellos, y añade de paso Recuento numérico, Mínimo y Máximo.
Para responder en cinco segundos a «cuánto suma UK&I por encima de 30 días», eso es más rápido que escribir un SUMAR.SI.CONJUNTO. Para cualquier cosa que tenga que sobrevivir a que se reabra mañana, escribe el SUMAR.SI.CONJUNTO.
🎯 Escenario: Copiar filas filtradas a otro sitio y que salgan las doce.
Seleccionar un rango filtrado y pulsar Ctrl+C copia solo las celdas visibles en el Excel moderno, que es lo que quieres. El fallo va en la otra dirección: pegar dentro de un rango filtrado escribe también en las filas ocultas. Si necesitas ser explícito, selecciona el rango, pulsa Alt+; (Ir a Especial → Solo celdas visibles) y copia entonces; el borde parpadeante se rompe en bloques separados, que es como sabes que ha funcionado.
7) Filtro Avanzado: el O, y Criterios Que Son Fórmulas
El autofiltro sabe hacer Y entre columnas. No sabe hacer O entre columnas: «filas de UK&I por encima de 20.000 o cualquier fila con más de 80 días de retraso» no se puede expresar con los desplegables. Datos → Avanzadas sí.
El filtro avanzado usa un rango de criterios: un bloque pequeño en otra parte de la hoja cuya primera fila lleva encabezados de columna copiados exactamente de tus datos, y cuyas filas de debajo llevan las condiciones.
La regla de colocación es la función entera:
- Las condiciones en la misma fila se unen con Y.
- Las condiciones en filas distintas se unen con O.
Así que este rango de criterios en J1:L3 dice (Región es UK&I y Importe > 20000) o (Días de retraso > 80):
J1: Region K1: Amount L1: Days Overdue
J2: UK&I K2: >20000 L2:
J3: K3: L3: >80
Luego Datos → Avanzadas, Rango de la lista A1:G13, Rango de criterios J1:L3, y o filtras la lista en el mismo lugar o eliges Copiar a otro lugar, que escribe las filas coincidentes como un bloque nuevo y deja el original intacto. Dos opciones que conviene conocer: Solo registros únicos deduplica la salida, lo que convierte al filtro avanzado en la forma pre-matrices-dinámicas de obtener una lista distinta; y copiar a otro lugar quiere el destino en la hoja activa, así que si quieres los resultados en otra hoja, lanza el comando desde esa hoja y apunta el rango de la lista de vuelta a los datos.
El texto de los criterios sigue las mismas reglas que CONTAR.SI: >20000, <=1000, Nordic, <>Nordic, comodines como Br*. El texto pelado es una coincidencia de empieza por, no exacta, así que Delta pilla a Delta Print Works, y una coincidencia exacta necesita el feo pero fiable ="=Delta Print Works".
Los criterios de fórmula son donde el filtro avanzado pasa de largo a todo lo que pueden hacer los desplegables. Dos reglas, las dos poco evidentes y las dos obligatorias:
- La celda de encabezado sobre un criterio de fórmula debe estar vacía, o llevar una palabra que no sea ninguno de tus encabezados de columna.
- La fórmula se refiere a la primera fila de datos con una referencia relativa, y devuelve VERDADERO o FALSO.
🎯 Escenario: Mostrar solo las facturas mayores que la factura media.
J1: (déjala vacía)
J2: =G2>PROMEDIO($G$2:$G$13)
G2 es relativa y va bajando por las filas; $G$2:$G$13 es absoluta y se queda quieta. Sobre la tabla de arriba eso devuelve las cuatro facturas por encima de 9.860,96. Aquí sirve cualquier fórmula que evalúe a VERDADERO o FALSO —=Y(G2>10000;F2>60), =D2<>D1, =DIASEM(B2;2)>5—, lo que hace de esto la salida de emergencia para el filtro que no puedes construir de ninguna otra manera.
La debilidad real del filtro avanzado es que es un comando de una sola vez, no una vista viva: cambia los datos y la salida no se mueve hasta que lo vuelves a ejecutar. Lo que nos lleva a la versión que sí lo hace.
8) Hacerlo con Fórmulas (Microsoft 365 / Excel 2021)
Tres funciones convierten ambas operaciones en resultados que se actualizan solos.
ORDENAR devuelve una copia ordenada de un rango sin tocar el original:
=ORDENAR(A2:G13;7;-1)
Ordena ese rango por su séptima columna (Importe), descendente. Se derrama en tantas filas y columnas como necesite, y como es una fórmula no puede despegar una columna de su fila: el desastre de la sección 2 es estructuralmente imposible aquí.
ORDENARPOR ordena por algo que no tiene por qué salir en el resultado, y admite varias claves por prioridad:
=ORDENARPOR(A2:C13;D2:D13;1;F2:F13;-1)
Región ascendente, luego Días de retraso descendente, devolviendo solo las columnas A:C. La ordenación de varios niveles de la sección 3, como fórmula viva.
FILTRAR es el autofiltro como función, y hace el O que el autofiltro no puede:
=FILTRAR(A2:G13;(D2:D13="UK&I")*(G2:G13>20000)+(F2:F13>80);"Ninguna")
Multiplica condiciones para Y, súmalas para O. El último argumento es qué mostrar en vez de #¡CALC! cuando no coincide nada: ponlo siempre, porque un #¡CALC! pelado en un informe se lee como una hoja rota y no como una respuesta vacía.
Y las dos que te dan orden sin reorganizar absolutamente nada:
=K.ESIMO.MAYOR($G$2:$G$13;1) → 31.725,00, la mayor, sin mover nada
=JERARQUIA.EQV(G2;$G$2:$G$13) → la posición de esta fila en el ranking
Si lo que necesitabas era «las tres primeras» o «en qué puesto va esta», esto lo responde en el sitio, y la hoja sigue guardando sus filas en el orden en que las produjo la exportación. Hay artículos aparte aquí sobre matrices dinámicas y sobre funciones estadísticas que profundizan en ambas.
🎯 Escenario: Una hoja de cuadro de mando que siempre debe mostrar las diez facturas impagadas más antiguas.
=ORDENAR(FILTRAR(A2:G13;G2:G13>0);6;-1) en una pestaña de cuadro de mando, y nadie vuelve a ordenar nada nunca. El origen conserva su orden, el cuadro de mando el suyo, y las filas del mes que viene aparecen solas en el sitio correcto.
9) Seis Formas de Que Esto Salga Mal
1. Borrar filas con un filtro puesto. Es la única operación de filtrado que destruye datos, y lo hace correctamente. Filtra a las filas que quieres fuera, selecciónalas, clic derecho → Eliminar fila: Excel borra solo las visibles, que es justo lo que quieres. Ahora haz lo mismo después de quitar el filtro, o con un filtro que cubra menos hoja de la que suponías (ver sección 5), y habrás borrado filas que nunca miraste. Comprueba el recuento de registros de la barra de estado antes de borrar, siempre.
2. Fórmulas que miran a otra fila dentro de un rango que se ordena. Una fórmula como =H1+G2 —un total acumulado que alcanza una fila hacia arriba— pierde todo sentido en cuanto las filas se mueven, porque va a seguir alcanzando una fila arriba y esa fila ya es otra factura. Las fórmulas de la misma fila (=E2*F2) sobreviven perfectamente a una ordenación; cualquier cosa que referencie una fila distinta dentro del rango ordenado, no. Reescríbelas como SUMAR.SI.CONJUNTO o como un acumulado anclado con un inicio absoluto (=SUMA($G$2:G2)) antes de ordenar.
3. Ordenar solo un trozo de una Tabla. Las Tablas te protegen del desastre de despegar una columna, pero no de seleccionar las filas 5 a 9 dentro de una y ordenar solo esas. Excel lo hará. Haz clic en una sola celda y usa el desplegable del encabezado.
4. Una columna «Nº» que se renumera sola. Si tu columna de número de fila es =FILA()-1, se recalcula tras la ordenación y te da 1, 2, 3 otra vez en el orden nuevo, así que no registra nada. La columna de seguridad de la sección 1 tiene que llevar constantes escritas —o pega los resultados de la fórmula como valores antes de la primera ordenación.
5. Suponer que una hoja filtrada es un archivo filtrado. Manda a alguien un libro con un filtro puesto y verá tu vista filtrada, con las filas que no pretendías enseñarle a un clic de distancia. Filtrar no es censurar. Si hay filas que no deben viajar, copia las celdas visibles a un libro nuevo (Alt+; y luego copiar) y manda ese.
6. Ordenar un rango al que un gráfico o una fórmula de otro sitio apuntan por posición. =Hoja1!G5 sigue a la celda, no al registro. Ordena la hoja y esa referencia está citando otra factura con un aspecto absolutamente idéntico. Todo lo que deba sobrevivir a una reordenación debería buscar el registro por su clave —BUSCARX, INDICE/COINCIDIR, SUMAR.SI.CONJUNTO— y no por su dirección.
Conclusión
La versión de dos frases de todo el artículo: ordenar es una edición y filtrar es una vista. Tira de la vista salvo que necesites específicamente la edición, porque una vista no puede estar mal mucho tiempo y una edición puede estar mal para siempre.
Si te llevas una costumbre de aquí, llévate Ctrl+T. Una Tabla hace imposible la ordenación con la que empieza este artículo, da a cada columna un desplegable de filtro sin pulsar nada, mantiene su rango correcto según se añaden filas y deja que tus fórmulas hablen de [Importe] en vez de G2:G13. El fallo más caro de este artículo se previene, entero, con dos teclas pulsadas antes que nada.
Y si te llevas una segunda: escribe 1, 2, 3 en una columna libre antes de la primera ordenación de cualquier hoja que no hayas creado tú. Es el seguro más barato de Excel, y la única versión que funciona es la que añadiste antes de necesitarlo.
¿Quieres practicar el lado de las fórmulas de esto? Varios ejercicios de la app están construidos exactamente sobre estas formas: ordenar posiciones sin reordenar nada, totales condicionales sobre un subconjunto, y una búsqueda que tiene que seguir encontrando el registro correcto después de que las filas se hayan movido.
