Gráficos: Ocho Meses de Crecimiento, un Gráfico de Columnas y los 11.704,67 Que la Imagen No Podía Mostrar

El gráfico del informe del consejo era un gráfico de columnas de ingresos mensuales, ocho barras, de enero a agosto. Subía. No en línea recta — febrero bajó, julio bajó —, pero la última barra era la más alta, 574.900 frente a los 412.800 de enero, y todos en la sala lo leyeron correctamente: los ingresos suben un 39,3% en ocho meses.

La columna de al lado, en la misma hoja, era la inversión publicitaria, y no estaba representada. Había subido un 59,4%.

Nadie escondía nada. La columna del gasto estaba a ocho centímetros de la de ingresos, en el mismo archivo, delante de las mismas personas. Pero un número que hay que calcular mentalmente a partir de dos columnas es un número que nadie calcula, y el que merecía la pena calcular aquí es cuánto costaba conseguir un pedido:

• Enero: 38.400 de publicidad compraron 1.284 pedidos — 29,91 por pedido.
• Agosto: 61.200 compraron 1.655 pedidos — 36,98 por pedido.

Eso es un 23,6% más gastado por cada pedido conseguido, en los mismos ocho meses en que el gráfico de ingresos subía y hacia la derecha. Solo en agosto, comprar 1.655 pedidos al ritmo de enero habría costado 49.495,33. Costó 61.200. La diferencia son 11.704,67, en un solo mes, y no había ningún gráfico en el que pudiera aparecer.

Esto es para lo que sirven los gráficos y lo que hacen mal, en la misma historia. Un gráfico es un argumento sobre qué números importan, formulado antes de que nadie lo lea, por quien eligió el rango. El resto de este artículo trata de tomar esa decisión a propósito: qué forma, qué eje, qué series, y qué le pasa a la imagen cuando falta un mes.

Qué cubre esto. Todo lo de aquí funciona en cualquier versión de Excel de este siglo; la versión web se diferencia sobre todo en que no puede crear minigráficos (los muestra sin problema). Las etiquetas Valor de celdas de la sección 10 necesitan Excel 2013 o posterior. Nada de aquí necesita VBA, aunque la sección 11 nombra lo único que todavía lo requiere.

1) Las Cuatro Preguntas Que Eligen el Gráfico

La mayoría de las decisiones sobre gráficos se toman recorriendo la galería Insertar hasta que algo queda bonito. Cuatro preguntas llegan antes, y son sobre los datos, no sobre la imagen.

¿Qué hay en el eje de categorías: tiempo o cosas? El tiempo va de izquierda a derecha en orden cronológico, siempre, y nunca se ordena por tamaño. Las cosas — productos, regiones, comerciales — no tienen orden hasta que se lo das, y ordenarlas por valor suele ser justo el objetivo.

¿Cuántas categorías? Hasta unas ocho, las columnas se leen bien. Pasadas doce, las etiquetas empiezan a girar 45 grados, y un gráfico de barras horizontal con los nombres a la izquierda se lee mejor que uno de columnas con los nombres de lado.

¿Una unidad o dos? Los ingresos en moneda y las entregas a tiempo en porcentaje no pueden compartir eje sin que uno de los dos se convierta en una línea plana en el suelo. Eso es la sección 4.

¿Es una parte de un todo, ahora mismo? Eso, y solo eso, es para lo que sirve un gráfico circular — un momento, hasta unas cinco porciones, que suman el 100%. Ocho meses de ingresos en un círculo son una serie temporal dibujada en redondo: no tiene orden, ni dirección, y hace que el mes más grande parezca el más importante.

🎯 Escenario: El informe necesita un gráfico para los ocho meses de ingresos de B2:B9. Ocho puntos son pocos, las categorías son meses, y la forma de cada mes importa tanto como la tendencia, así que es un gráfico de columnas — seleccionar A1:B9, Insertar → Columnas, listo. Si fueran treinta y seis meses sería un gráfico de líneas, porque treinta y seis columnas son una valla.

2) El Eje Es un Argumento

Toma la columna de entregas a tiempo, E2:E9: 96,8%, 96,1%, 97,2%, 95,8%, 94,9%, 94,1%, 93,8%, 94,5%. Represéntala como gráfico de líneas tres veces, sin cambiar nada más que dos números en Dar formato al eje → Límites.

Los tres gráficos contienen los mismos ocho números. La conclusión del lector la fija la casilla Límites, no los datos, y por eso el eje merece tanta reflexión como la serie.

Dos reglas deciden por ti casi siempre:

Un gráfico de columnas o de barras debe empezar en cero. La longitud de la barra es la magnitud; si reduces el eje a la mitad, reduces a la mitad el valor aparente. No es una preferencia estética, es lo que significa la forma. Excel lo hace bien por defecto y la gente lo anula.

Un gráfico de líneas no tiene por qué empezar en cero, porque el mensaje de una línea es la pendiente, no el área. Forzar un tipo de interés, un porcentaje o una temperatura a base cero suele aplanar justo lo que querías enseñar.

Entonces, ¿qué debería usar el gráfico de entregas? Ninguno de los extremos — el número que importa es el objetivo de servicio. Elige límites que contengan cómodamente los datos y el umbral, y pon el umbral en el gráfico:

Límite inferior:  =MULTIPLO.INFERIOR(MIN(E2:E9);0,02)   → 0,92
Límite superior:  =MULTIPLO.SUPERIOR(MAX(E2:E9);0,02)   → 0,98

Eso da del 92% al 98% — la caída es visible, la exageración está acotada, y la línea del 95% dibujada encima dice lo que había que decir: mayo, junio, julio y agosto estuvieron todos por debajo del objetivo, cuatro meses seguidos, mientras el gráfico de ingresos de al lado subía.

Cómo dibujar la línea de objetivo: añade una columna auxiliar con la constante, F2:F9 = 0,95, inclúyela en el rango del gráfico y dale formato de línea sin marcadores. Es más robusto que una forma dibujada a mano, porque una forma dibujada no se mueve cuando cambia el eje.

Una advertencia que conviene conocer antes de montar una plantilla sobre esto. Los límites del eje no se pueden vincular a una celda. Puedes calcular 0,92 y 0,98 con MIN y MAX, y aun así tienes que escribirlos a mano en la casilla Límites — la única forma de vincularlos es VBA. Automático los recalcula en cada recálculo, lo que va bien para un gráfico de trabajo y da saltos en uno publicado.

3) El Gráfico Que Nadie Dibujó

Volvamos a los 11.704,67. No apareció nunca porque nadie lo representó, y nadie lo representó porque no existe como columna — es un cociente de dos columnas que había que dividir antes de poder dibujar nada.

Ese es el caso general: la serie interesante suele ser una que hay que construir. Dos columnas auxiliares convierten estos datos en el gráfico que responde a la pregunta que planteaba el de ingresos.

F2:  =D2/C2                    → 29,906542…, el coste publicitario de un pedido
G2:  =B2/C2                    → 321,4953…,  los ingresos que trae un pedido

Rellena las dos hasta la fila 9 y la imagen cambia por completo. Los ingresos por pedido subieron de 321,50 a 347,37 — un 8,0% más, y son buenas noticias de verdad. La publicidad por pedido subió de 29,91 a 36,98 — un 23,6% más. La distancia entre esas dos tasas es toda la historia de los ocho meses, y ninguno de los dos números está en los datos de origen.

🎯 Escenario: Quieres un gráfico que muestre si el crecimiento se está comprando. Representa F2:F9 como línea frente a los meses. Sube de 29,91 a 39,17 en julio antes de bajar a 36,98 — y ese pico de julio, el mismo mes en que cayeron los ingresos, es una pregunta que ningún gráfico de ingresos puede plantear.

Y la trampa de la fila de totales. Cuando piden "el coste por pedido del periodo", el acto reflejo es promediar las ocho cifras mensuales:

=PROMEDIO(F2:F9)                 → 34,504873…, la media de ocho tasas
=SUMA(D2:D9)/SUMA(C2:C9)         → 34,650083…, la tasa de todo el periodo

La segunda es la respuesta. La primera es la media de ocho cocientes con denominadores distintos, y aquí sale un 0,4% baja precisamente porque los meses caros fueron también los de más pedidos — cada mes pesa un octavo sin importar cuántos pedidos llevara. Es la misma aritmética que hace incorrecta una media sin ponderar de porcentajes: la media simple de la columna de entregas a tiempo es 95,4%, mientras que ponderando cada mes por sus pedidos, =SUMAPRODUCTO(C2:C9;E2:E9)/SUMA(C2:C9), sale 95,31%. La diferencia es pequeña y son unas diez entregas tardías más de las que sugiere la media plana, porque los peores meses fueron los de más volumen.

4) Dos Unidades, Una Imagen: el Gráfico Combinado

Los ingresos van de 386.500 a 574.900. El coste por pedido va de 29,91 a 39,17. Pon los dos en un mismo eje y la línea de coste es un trazo plano en el fondo del gráfico, indistinguible de cero, porque en una escala que llega a 574.900 la diferencia entre 30 y 39 es un tercio de píxel.

La solución es un eje secundario, y hay dos caminos:

1. Insertar → Combinado → Combinación personalizada. Pon Ingresos como columnas agrupadas, Coste por pedido como línea, y marca Eje secundario en la segunda.
2. O, en un gráfico ya hecho, haz clic en la serie pequeña y Dar formato a serie de datos → Eje secundario.

Dos reglas que evitan que un gráfico combinado engañe:

Dales formas distintas. Columnas para la del eje izquierdo, línea para la del derecho. Dos líneas sobre dos ejes parecen dos líneas sobre un eje, y el lector compara sus alturas, que no significan nada.

Rotula los dos ejes. Porque — y esta es la confesión honesta sobre los ejes secundarios — tú eliges dónde se cruzan las dos series. Pon el eje derecho de 0 a 40 y la línea de coste queda por encima de las columnas; ponlo de 0 a 100 y queda por debajo. Ninguna de las dos es falsa y ninguna es inevitable. Un lector que no ve las dos escalas no puede saber que el punto de cruce fue una decisión.

🎯 Escenario: Enseña los ingresos frente a las entregas a tiempo de los ocho meses. Ingresos como columnas en el eje izquierdo, entregas como línea en el derecho acotado entre 90% y 100%. La imagen es el problema entero en un solo marco: las columnas suben, la línea se aleja del objetivo del 95% a partir de mayo, y la pregunta de si el crecimiento es lo que rompió la entrega ya es una pregunta que alguien va a formular en voz alta.

5) Ordenar: Cuándo Rankear y Cuándo No Tocar Nada

Las series temporales no se ordenan nunca. Un gráfico de ingresos ordenado de mayor a menor no es el gráfico de un negocio, es una tabla de clasificación de meses, y la tendencia — lo único que quería ver alguien — ha desaparecido.

Los gráficos de ranking se ordenan siempre. Si las categorías son productos, comerciales o regiones, un gráfico de barras sin ordenar obliga al lector a hacer la comparación que el gráfico debía hacer por él.

Ordenar un gráfico es ordenar los datos que hay detrás, y si el origen es una tabla puedes ordenarla ahí mismo. Cuando no puedes — el origen es compartido, o el orden importa en otro sitio —, construye la vista ordenada con fórmulas y representa esa:

I2:  =K.ESIMO.MAYOR($B$2:$B$9;FILA()-1)                            → 574900, luego 531400, 502650…
H2:  =INDICE($A$2:$A$9;COINCIDIR(I2;$B$2:$B$9;0))                  → Ago, luego Jun, May…

Rellena hacia abajo hasta donde quieras que llegue el ranking — tres filas para un top tres, las ocho para el orden completo. El gráfico lee entonces H2:I4 y se reordena solo cuando cambian los números.

La trampa de los duplicados: COINCIDIR devuelve la primera fila con ese valor, así que dos meses con ingresos idénticos se etiquetarían los dos con el nombre del mes anterior. Cuando los empates son plausibles, ordena por un valor que no pueda empatar: =K.ESIMO.MAYOR($B$2:$B$9+FILA($B$2:$B$9)/100000;FILA()-1) desplaza cada cifra una fracción del número de fila, invisible a escala de gráfico y única por construcción.

Y la dirección. En un gráfico de barras horizontal Excel dibuja la primera categoría abajo, así que un rango ordenado de mayor a menor sale del revés. Arréglalo en el eje, no en los datos: Dar formato al eje → Categorías en orden inverso.

6) Huecos, Ceros, Cadenas Vacías y #N/D

Septiembre todavía no ha cerrado. ¿Qué va en la celda, y qué hace el gráfico de líneas con ello? Cuatro respuestas, cuatro imágenes distintas, y solo una honesta:

Esa quinta fila pilla a casi todo el mundo. Una fórmula perfectamente razonable — =SI(C11="";"";D11/C11) — escrita para dejar la hoja limpia hará que la línea caiga a cero en todos los meses futuros, y cuanto más limpia parece la hoja, peor queda el gráfico. La solución es devolver ND() en vez de "" en cualquier cosa que vaya a leer un gráfico:

F11: =SI(C11="";ND();D11/C11)

El precio es ver #N/D en la hoja, que es feo pero honesto. Escóndelo con un formato condicional que ponga la fuente en blanco donde ESNOD sea verdadero, y deja el valor donde está para el gráfico. No lo sustituyas por SI.ERROR(…;0) — es la misma mentira con otra función.

7) Un Gráfico Que Crece Cuando Se Teclea Septiembre

Construye un gráfico sobre B2:B9 y representará exactamente esas ocho celdas el resto de su vida. Teclea septiembre en la fila 10 y el gráfico no cambia; nada avisa; el informe sale con un mes de menos.

La solución fácil es una tabla. Selecciona el rango, Ctrl+T, y construye el gráfico desde la tabla. Una fila escrita debajo de la última se absorbe en la tabla, la tabla forma parte de la fórmula de la serie, y el gráfico se extiende solo. Esta es la razón para usar una tabla aunque no quieras ninguno de sus demás comportamientos.

La solución cuando no cabe una tabla — la disposición es de otra persona, o una tabla rompería fórmulas existentes — es un nombre que se resuelva a la parte usada de la columna:

Fórmulas → Asignar nombre
  Nombre:      IngresosGrafico
  Se refiere a: =Hoja1!$B$2:INDICE(Hoja1!$B:$B;CONTAR(Hoja1!$B:$B)+1)

CONTAR cuenta los números de la columna B, INDICE devuelve la celda de ese desplazamiento como referencia y no como valor, y el rango termina donde terminen los datos ahora mismo. Después selecciona la serie y, en la barra de fórmulas, sustituye el rango por el nombre, cualificado con el libro:

=SERIES(Hoja1!$B$1;Hoja1!$A$2:$A$9;'Ventas.xlsx'!IngresosGrafico;1)

Dos cosas que hay que saber o perderás una tarde: el nombre debe tener ámbito de libro, no de hoja, y debe escribirse con el nombre del libro delante en la fórmula de la serie. Excel no acepta nada más ahí, y el mensaje de error no explica por qué.

El tipo de eje de categorías, ya que estamos. Con los meses escritos como texto — "Ene", "Feb" — Excel construye un eje de texto: cada categoría ocupa lo mismo, y si junio falta por completo el gráfico cierra el hueco y pone mayo junto a julio. Con fechas de verdad construye un eje de fechas, que separa los puntos por tiempo y deja un agujero visible donde debería estar junio. Si tus meses son fechas, mantenlos como fechas: el eje que muestra un mes ausente vale más que una etiqueta más ordenada.

8) Minigráficos: un Gráfico por Fila, Dentro de una Celda

Un minigráfico es un gráfico dibujado en el fondo de una sola celda. No tiene ejes, ni títulos, ni leyenda — y ese es el objetivo, porque puede ponerse al lado de un número en una tabla y darle forma.

Insertar → Minigráficos → Línea, rango de datos B2:B9, ubicación G1. Un rango vertical va perfectamente; el minigráfico se dibuja de izquierda a derecha igualmente. Repite con D2:D9 en G2 y quedan uno encima de otro: los ingresos subiendo con dos bajones, la publicidad subiendo sin uno solo. Ese contraste es toda la historia del artículo en dos celdas.

Tres cosas que conviene saber:

• Cada minigráfico se escala solo por defecto, así que una fila que varía un 2% y otra que varía un 200% parecen igual de dramáticas. Selecciona el grupo y usa Minigráfico → Eje → Igual para todos los minigráficos siempre que las filas deban compararse.
• Activa los marcadores de punto alto y punto bajo. En una forma tan pequeña, los dos extremos son casi toda la información.
• Un minigráfico no es el contenido de la celda. Puedes escribir en una celda que lo contiene. Borrar el valor de la celda no lo quita — eso requiere Minigráfico → Borrar.

9) Etiquetas, Títulos y el Formato de Número Que Nadie Puso

Las etiquetas de datos llevan su propio formato de número. Por defecto heredan el de la celda, y por eso un gráfico de ingresos etiquetado directamente desde la hoja muestra 412800 en vez de 412.800 cuando la celda nunca tuvo formato. Arréglalo en el origen — da formato a las celdas y las etiquetas lo siguen — o en Dar formato a etiquetas de datos → Número, donde desmarcar Vinculado al origen permite que el gráfico muestre #.##0."k" mientras la hoja conserva las cifras completas.

Las etiquetas directas ganan a una leyenda siempre que haya dos o tres series. Una leyenda obliga al lector a apartar la vista de la línea, emparejar un color y volver. Una etiqueta al final de la línea no.

Valor de celdas (2013 en adelante) es la función de etiquetado por la que merece la pena desviarse: Dar formato a etiquetas de datos → Opciones de etiqueta → Valor de celdas apunta a cualquier rango, así que una columna con =SI(E2<0,95;"bajo objetivo";"") se convierte en un juego de etiquetas que solo aparecen en los meses que importan.

Vincula el título a una celda. Haz clic en el título del gráfico, escribe = en la barra de fórmulas, haz clic en la celda y pulsa Intro. Entonces una celda de título con ="Entregas a Tiempo — "&TEXTO(MIN(E2:E9);"0,0%")&" mínimo en "&INDICE(A2:A9;COINCIDIR(MIN(E2:E9);E2:E9;0)) escribe su propio titular: "Entregas a Tiempo — 93,8% mínimo en Jul". Un gráfico que se titula solo no se queda obsoleto cuando los datos se mueven.

10) Doce Trampas

1. Una columna borrada deja #REF! en la fórmula de la serie, y el gráfico conserva las demás series y pierde una en silencio. Borrar filas es seguro; borrar la columna a la que apunta una serie no.
2. Los gráficos omiten las filas ocultas. Filtra el origen y el gráfico sigue al filtro — a menudo es lo que quieres, de vez en cuando es una sorpresa. Seleccionar datos → Celdas ocultas y vacías → Mostrar datos en filas y columnas ocultas lo decide.
3. Copiar un gráfico a otro libro sigue apuntando al original. La fórmula de la serie se lleva el nombre del archivo de origen; el gráfico parece correcto hasta que ese archivo cambia.
4. Un gráfico circular de una serie temporal es un error de categoría por bonito que quede. También lo es un circular con nueve porciones, y uno de cualquier cosa que no sume un todo con sentido.
5. Las columnas apiladas esconden todas las series menos la primera. Solo la banda de abajo arranca de una base común, así que las de encima solo pueden compararse consigo mismas.
6. Un eje secundario sin escalas visibles es ilegible en lo único que importa: el lector no puede saber dónde pusiste el punto de cruce.
7. Los gráficos 3D cambian precisión por profundidad. La perspectiva hace que las barras delanteras sean mayores que las traseras con el mismo valor.
8. Un gráfico de barras truncado es la distorsión clásica, y el accidente clásico: un solo clic en Automático después de escribir un límite es todo lo que separa una cosa de la otra.
9. Los formatos de número viven en dos sitios. El eje y las etiquetas de datos tienen cada uno el suyo, y ninguno sigue a la celda una vez que lo has anulado.
10. El título del gráfico no es el título del eje. Un gráfico titulado "Ingresos" con un eje sin rótulo que va de 0 a 600000 deja al lector adivinando la moneda y los miles.
11. Los límites del eje no se pueden vincular a celdas — solo VBA puede hacerlo, así que una plantilla con límites calculados necesita que alguien los reescriba.
12. Un gráfico es una instantánea de un rango, no de una pregunta. Los gráficos envejecen mal: el rango sigue resolviéndose, los números siguen actualizándose, y el motivo por el que alguien lo dibujó no está guardado en ninguna parte. Pon la pregunta en el título.

11) Mini Ejercicios

Copia la cuadrícula en una hoja en blanco empezando en A1. Cada respuesta es una fórmula, o una ruta de menú.

1. Construye la serie que falta. En F2:F9, escribe el coste publicitario por pedido. ¿Cuáles son el mes más alto y el más bajo, y en qué meses caen?
2. Dos formas de resumirlo. Calcula el coste por pedido del periodo dos veces — como media de las ocho tasas mensuales, y como gasto total entre pedidos totales. Di cuál va en el informe y por qué la otra sale más baja.
3. Acota el eje. Escribe las dos fórmulas que dan límites razonables para un gráfico de entregas a tiempo redondeando hacia fuera a los 2 puntos más próximos, y di qué devuelven con estos datos.
4. Rankea sin ordenar. Produce los tres meses de mayores ingresos, nombre y valor, en dos columnas de fórmulas que se reordenen cuando cambien los datos.
5. Haz que falte un mes. Borra el valor de B6 y describe qué hace el gráfico de líneas. Después escribe ahí =ND(), luego ="", y describe cada caso. ¿Cuáles dos son idénticos para el lector, y cuál de esos dos miente?
6. Cuenta los incumplimientos. Escribe una fórmula que devuelva cuántos meses acabaron por debajo de un objetivo de entrega del 95%, y otra que devuelva el nombre del primer mes que lo hizo.

Resumen

Un gráfico es una frase sobre los datos y, como una frase, puede ser verdadera y aun así ser lo que no había que decir. El gráfico de ingresos era verdadero. Subía un 39,3%, exactamente como estaba dibujado. Lo que no podía decir — porque la serie se eligió antes de que nadie formulara la pregunta — era que cada uno de esos pedidos costaba un 23,6% más de conseguir que en enero, ni que solo agosto cargaba con 11.704,67 de ese aumento.

Tres hábitos marcan casi toda la diferencia. Construye la serie antes de construir el gráfico, porque el número que importa suele ser un cociente de dos columnas y no una columna. Elige el eje a propósito, ya que las mismas ocho cifras dan un precipicio o una línea plana y solo una de las dos responde a una pregunta. Y cuando falte el dato, dilo con ND() en vez de con un cero o una cadena vacía muy ordenada, porque una línea que se hunde hasta el suelo es una afirmación sobre septiembre que nadie quiso hacer.

El último es el más barato y el que más se salta: pon la pregunta en el título. Un gráfico llamado "Ingresos por Mes" es un rango con una imagen encima. Un gráfico llamado "El crecimiento sube un 39% y cada pedido cuesta un 24% más de conseguir" es un argumento — y un argumento, a diferencia de un rango, se puede comprobar.