Área de Impresión: El Listado de Facturas Impreso Tenía Trece Filas, el Archivo Tenía Veinte, y Todos los Clientes Seguían Apareciendo

El dosier salió el lunes: una página de resumen, un listado de facturas y una nota de acompañamiento. La página de resumen decía 175.698,65 £ de facturas emitidas en el trimestre entre siete clientes, y era exacta hasta el céntimo. El listado de facturas que iba detrás tenía trece filas, y el archivo del que salía tenía veinte.

La última línea de esa tabla es la razón de que el dosier diera la vuelta a un comité, se leyera, se discutiera y se archivara sin que nadie parara. Todos los clientes del libro aparecen en el listado impreso. No falta nada de la forma en que la gente comprueba que falta algo — ningún nombre ha desaparecido, ninguna fila dice cero, ninguna celda está vacía, ninguna fórmula ha dado error. Cada uno de los siete clientes sale, sencillamente, por una parte de sí mismo, y todas las partes son verosímiles.

Nada se portó mal en Excel. El área de impresión de esa hoja es $A$1:$F$14. Se fijó en junio, cuando los datos terminaban de verdad en la fila 14. Un área de impresión es un rectángulo fijo de celdas, y cuando se añadieron siete facturas más por debajo, hizo lo que hace un rectángulo fijo.

Qué cubre esto. Las áreas de impresión, los títulos a imprimir, la escala, el orden de las páginas y los encabezados y pies se comportan igual en Excel 2016, 2019, 2021, Microsoft 365 y Excel para Mac; Excel en la web puede imprimir pero no puede fijar un área de impresión, lo que importa en la sección 11. SUMA, CONTARA, FILAS, INDICE, SUBTOTALES, SUMAR.SI.CONJUNTO, CONTAR.SI.CONJUNTO, MAX, K.ESIMO.MAYOR y CELDA de las secciones de comprobación funcionan en todas las versiones. Un listado de facturas es solo el ejemplo: una nómina, un recuento de existencias, un cuadro de tarifas, un anexo del consejo — todo lo que se imprime, se firma, se muestrea o se archiva es el mismo trabajo, y todas las trampas de abajo se aplican igual.

1) El Listado No Estaba Cortado. Estaba Completo, y Corto.

Esto es lo que se facturó a cada cliente en el trimestre, y lo que decía el papel:

Siete nombres en la hoja, siete nombres en el papel. Ni uno solo está bien.

Esta es la forma de fallo que sobrevive a una revisión. Un listado al que le falta un cliente se pilla, porque alguien sabe que ese cliente existe y lo busca. Un listado donde todos los clientes están, más o menos por la mitad, es un listado que se lee como un listado — tiene los nombres correctos en el orden correcto con cifras verosímiles al lado, y la única manera de pillarlo es comparar un total que nadie calculó con un total que nadie imprimió.

Las facturas se añaden por orden de fecha, que es lo que convirtió un corte en una minoración:

=SUMA(F2:F21)              → 175.698,65   todo lo emitido en el trimestre
=SUMA(F2:F14)              →  93.940,40   todo lo que hay dentro del área de impresión
=SUMA(F15:F21)             →  81.758,25   todo lo que hay debajo
=MAX(F2:F21)               →  18.975,00   INV-2060, fila 21, fuera
=K.ESIMO.MAYOR(F2:F21;2)   →  16.325,00   INV-2055, fila 16, fuera

Las dos facturas más grandes del libro están las dos por debajo del corte, porque el negocio creció a lo largo del trimestre y las filas nuevas van al final. Un área de impresión fijada una vez y dejada ahí no tira un 46,53% cualquiera de un archivo. Tira el 46,53% más reciente, que en casi cualquier hoja real es la parte que ha cambiado, la parte que importa y la parte que alguien está esperando.

🎯 Escenario: Antes de mandar a ningún sitio un listado impreso o en PDF, pon =CONTARA(A2:A1000) al lado de =CONTARA(A2:A14) — el recuento del archivo contra el recuento impreso — en dos celdas sueltas y léelas. Si esos dos números no coinciden, el dosier está mal y lo sabes en cuatro segundos, que son tres días antes que la persona que lo concilia.

2) Área_de_impresión Es un Nombre Definido, Así Que Puedes Preguntarle Qué Va a Imprimir

Esta es la parte que casi nadie conoce, y convierte el problema entero de invisible en comprobable.

Cuando fijas un área de impresión, Excel no marca un ajuste escondido. Crea un nombre definido llamado Área_de_impresión (Print_Area en la versión inglesa), con ámbito de esa hoja, cuyo Se refiere a es el rango que seleccionaste. Está en Fórmulas ▸ Administrador de nombres junto a todo lo que hayas nombrado alguna vez. Puedes mirarlo, editar su cuadro Se refiere a y — esta es la parte útil — apuntarle una fórmula.

=FILAS(Área_de_impresión)                    → 14          filas que se imprimirán, encabezado incluido
=COLUMNAS(Área_de_impresión)                 → 6           columnas que se imprimirán
=CONTARA(INDICE(Área_de_impresión;0;1))-1    → 13          facturas que se imprimirán
=SUMA(INDICE(Área_de_impresión;0;6))         → 93.940,40   dinero que se imprimirá
=CONTARA(A2:A21)                             → 20          facturas que existen
=SUMA(F2:F21)-SUMA(INDICE(Área_de_impresión;0;6))
                                             → 81.758,25   dinero que no se imprimirá

INDICE(Área_de_impresión;0;6) es el truco que merece la pena guardarse: un argumento de fila igual a 0 significa la columna entera, así que INDICE(rango;0;6) te da la sexta columna de lo que sea el área de impresión en este momento. Cambia el área de impresión y todas esas celdas se actualizan en el siguiente cálculo. Eso es una auditoría en vivo del papel, puesta en la hoja, a coste de una celda cada una.

Desde otra hoja, cualifica el nombre con la hoja a la que pertenece — =FILAS(Facturas!Área_de_impresión) — porque Área_de_impresión tiene ámbito de hoja y cada hoja tiene la suya. Y si en una hoja no hay área de impresión ninguna, el nombre no existe y estas fórmulas devuelven #¿NOMBRE?, que ya es la respuesta: no hay nada fijado, y Excel imprimirá el rango usado. La sección 4 va de lo que eso significa.

🎯 Escenario: Pon =FILAS(Área_de_impresión)&" filas, "&TEXTO(SUMA(INDICE(Área_de_impresión;0;6));"#.##0,00")&" se imprimirán" en una celda encima de los datos, en cualquier hoja que se imprima con regularidad. Se lee como una frase, es correcta por construcción, y es lo único de la hoja que sabe lo que se le va a decir a la impresora.

3) Por Qué =SUMA(Área_de_impresión) Devuelve 694.473,40

Prueba la fórmula obvia en esta hoja y sale un número que no es el dinero:

=SUMA(Área_de_impresión)                → 694.473,40
=SUMA(INDICE(Área_de_impresión;0;6))    →  93.940,40

La diferencia son 600.533, y es la columna Emitida. El área de impresión es $A$1:$F$14 — un rectángulo de seis columnas de ancho — y la columna D guarda trece fechas reales. Una fecha real en Excel es un número: el 2 de junio de 2026 es el número de serie 46175, y trece números de serie por encima de cuarenta y seis mil suman 600.533 ellos solos. SUMA ignora el texto de A, B, C y E, porque SUMA ignora el texto. No ignora las fechas, porque las fechas no son texto.

Esto no es una curiosidad sobre imprimir. Es lo que hace insegura la costumbre de «suma el bloque y ya» en cualquier hoja que tenga una columna de fecha por el medio, y es la razón de que las comprobaciones de la sección 2 nombren una columna en vez de sumar un rectángulo.

=SUMA(A1:F14)                   → 694.473,40   el rectángulo
=SUMA(F2:F14)                   →  93.940,40   la columna
=SUMAR.SI.CONJUNTO($F$2:$F$14;$E$2:$E$14;"Pendiente")
                                →  37.647,90   la columna, con condición
=CONTAR.SI.CONJUNTO($E$2:$E$14;"Pendiente")
                                →       4      cuántas son

Si alguna vez vuelve un número un orden de magnitud demasiado grande de un bloque que parece dinero, cuenta las columnas que cruzó y busca una fecha.

🎯 Escenario: Siempre que sumes algo cuyos límites no elegiste tú — un área de impresión, un rango con nombre que definió otro, un rango que te llega de otra hoja — suma una columna con INDICE(rango;0;n) en vez del conjunto. El rectángulo es una forma; la columna es lo que querías decir.

4) Sin Área de Impresión, Excel Imprime el Rango Usado

Borrar el área de impresión — Diseño de página ▸ Área de impresión ▸ Borrar área de impresión — es muchísimas veces el arreglo correcto, y merece la pena saber exactamente a qué estás cambiando, porque no es «los datos».

Sin área de impresión, Excel imprime el rango usado: desde A1 hasta la esquina inferior derecha de todo lo que la hoja cree que está usando. Esa esquina es adonde te lleva Ctrl+Fin, y no siempre es donde acaban los datos. Una hoja en la que una vez se pegaron cuatro mil filas y se limpiaron con la tecla Supr sigue contando esas filas como usadas, porque Supr quita el contenido y deja la celda formateada y en juego. Así que Ctrl+Fin aterriza en F4000, la vista previa dice 87 páginas, y 85 de ellas son cuadrículas vacías con un número de página en el pie.

La reparación es mecánica y son diez segundos:

1. Ctrl+Fin y mira dónde caes de verdad.
2. Si es por debajo de tus datos, selecciona todas las filas desde la primera vacía hasta la última a la que llegó Ctrl+Fin — clic en el encabezado de fila y luego Ctrl+Mayús+↓.
3. Botón derecho ▸ Eliminar (eliminar las filas, no su contenido).
4. Haz lo mismo con las columnas de la derecha.
5. Guarda el archivo. El rango usado se recalcula al guardar, y hasta que guardes, Ctrl+Fin seguirá yendo a la esquina vieja.

Ese último paso es el que la gente se salta, y por eso el truco tiene fama de no funcionar.

Ctrl+Fin antes    → F4000
Ctrl+Fin después  → F21
Vista previa antes   → 87 páginas
Vista previa después → 1 página

🎯 Escenario: Pulsa Ctrl+Fin en todas las hojas de un libro que estés a punto de enviar, imprimir o pasar a PDF. Es una pulsación por hoja y te dice el tamaño de lo que estás a punto de producir, que es algo que no te va a decir ninguna otra cosa en pantalla.

5) Imprimir Títulos: la Página Donde las Columnas No Tienen Nombre

Un listado de veinte filas se imprime en una página y esto no sale nunca. Un listado de cuatrocientas filas se imprime en nueve, y las páginas 2 a 9 llegan sin ningún encabezado — solo columnas de números cuyo significado está en una hoja de papel que tiene otra persona.

Diseño de página ▸ Imprimir títulos ▸ Repetir filas en extremo superior, y clic en la fila 1. Excel lo guarda como otro nombre definido interno, Títulos_a_imprimir, que se refiere a $1:$1, y desde entonces todas las páginas impresas llevan la fila de encabezado. Si el encabezado son dos filas, usa $1:$2. Para un listado más ancho que una página, Repetir columnas a la izquierda hace lo mismo en horizontal, que es lo que mantiene el número de factura al lado de los números cuando la columna F cae en la página dos.

El coste de no hacerlo no es estético. En este listado, las columnas D, E y F son una fecha, una palabra y un número. En la página cuatro de un dosier de nueve, una columna de números sin encabezado se lee como lo que el lector esté esperando, y el Importe, una columna de IVA y un saldo acumulado son idénticos a un palmo de distancia.

Diseño de página ▸ Imprimir títulos ▸ Repetir filas en extremo superior   $1:$1
Diseño de página ▸ Imprimir títulos ▸ Repetir columnas a la izquierda     $A:$A
Administrador de nombres                                                  Títulos_a_imprimir

Dos cosas que pillan a la gente. Imprimir títulos aparece en gris cuando lo abres desde el cuadro de Vista preliminar — fíjalo desde la pestaña Diseño de página. Y repetir filas no es lo mismo que inmovilizarlas: Inmovilizar paneles fija los encabezados en pantalla y no hace nada en la impresión, Imprimir títulos los fija en el papel y no hace nada en la pantalla. Casi todas las hojas quieren las dos cosas, y tener una no te dice nada sobre la otra.

🎯 Escenario: Si un listado ocupa más de una página, fija Imprimir títulos antes que ninguna otra cosa. Es el cambio de configuración de página con más valor por clic que existe, son cuatro clics, y es el único cuya ausencia es invisible en pantalla y evidente en el papel.

6) Las Filas Filtradas y Ocultas No Se Imprimen y Se Suman Igual

Deja el área de impresión un momento; esto es el mismo fallo por otra puerta, y es el que produce una página impresa que se contradice a sí misma.

Excel no imprime las filas ocultas, y no imprime las filas que el Autofiltro ha quitado. Sí imprime todas las fórmulas de la hoja, evaluadas sobre todo. Así que filtra este listado por Estado = Pendiente e imprímelo:

• la página enseña siete filas, que son las siete facturas pendientes;
• una celda de total escrita como =SUMA(F2:F21) imprime 175.698,65, porque SUMA no tiene ni idea de que haya nada oculto;
• y los dos números están en el mismo papel, a cuatro centímetros uno del otro.

=SUMA(F2:F21)                   → 175.698,65   todas las filas, ocultas o no
=SUBTOTALES(109;F2:F21)         →  80.560,25   las filas que se ven
=SUBTOTALES(9;F2:F21)           →  80.560,25   filtradas — igual; ocultas a mano — contadas
=AGREGAR(9;5;F2:F21)            →  80.560,25   ignora filas ocultas y subtotales anidados
=CONTAR.SI.CONJUNTO($E$2:$E$21;"Pendiente")
                                →       7      lo que la página está enseñando

La diferencia entre SUBTOTALES(9;…) y SUBTOTALES(109;…) merece memorizarse porque es la única que no es evidente: las dos ignoran las filas que quita un filtro; solo las versiones 1xx ignoran además las filas que ocultaste a mano con botón derecho ▸ Ocultar. Un dosier impreso desde una hoja donde alguien ocultó tres filas a mano cuadra con 109 y se pasa de largo con 9.

Y una que ha costado mañanas enteras: ocultar una fila tampoco la quita de ninguna otra cosa. Un SUMAR.SI.CONJUNTO sobre una fila oculta la sigue contando, un gráfico la dibuja por defecto, y una tabla dinámica construida sobre el rango la incluye. Ocultar es una propiedad de presentación de una fila. No es una afirmación sobre los datos.

🎯 Escenario: En cualquier hoja que se filtre y se imprima, haz que la celda de total sea =SUBTOTALES(109;F2:F21) y pon =SUMA(F2:F21) al lado con la etiqueta «sin filtrar». Dos celdas, y la página ya no puede contradecirse en silencio — la contradicción pasa a ser una línea impresa.

7) Ajustar Hoja en una Página Es un Factor de Escala, No una Maquetación

Diseño de página ▸ Ajustar área de impresión tiene tres casillas, y la diferencia entre ellas es la diferencia entre un dosier legible y un dosier cumplido.

• Ancho: 1 página, Alto: Automático — aprieta solo en horizontal y deja que las filas ocupen las páginas que necesiten. Esto es lo que quiere decir la gente nueve de cada diez veces.
• Ancho: 1, Alto: 1 (Ajustar hoja en una página) — aprieta hasta que todo quepa en una sola hoja de papel, en las dos direcciones, al porcentaje que haga falta.
• Ajustar al: n% — la escala manual, que es lo que las otras dos están fijando en realidad.

El dosier de este artículo se imprimió al 42%, porque alguien eligió Ajustar hoja en una página sobre un listado que había crecido. Excel no avisa de la consecuencia: texto de 8 pt al 42% llega al papel a 3,4 pt. La página está técnicamente completa y prácticamente ilegible, y el número de la página es correcto, lo que lo empeora — lo va a teclear otra vez alguien entornando los ojos.

8,0 pt × 42%  → 3,4 pt en el papel
11,0 pt × 42% → 4,6 pt en el papel
Suelo legible para casi todo el mundo y casi toda impresora: unos 7 pt
O sea, el suelo útil para un cuerpo de 8 pt está alrededor del 85% de escala

Dos notas prácticas. El ajuste de escala se guarda en el archivo, por hoja, así que el 42% que eligió una persona con prisa es a lo que imprimen después todos los que abren el archivo. Y la Vista previa de salto de página (Vista ▸ Vista previa de salto de página) es la vista honesta de todo esto: enseña los límites de página como líneas azules, deja arrastrarlas, y te enseña de un vistazo que tu listado es una columna demasiado ancho — algo que se suele arreglar estrechando una columna en lugar de encoger todas.

🎯 Escenario: Usa Ancho: 1 página, Alto: Automático como opción por defecto para cualquier listado, y nunca Ajustar hoja en una página para nada que pase de unas treinta filas. Un dosier que ocupa tres páginas legibles es un dosier; un dosier en una página al 42% es la foto de un dosier.

8) El Orden de las Páginas, y la Columna Que Acaba en la Página Siete

Cuando una hoja es a la vez demasiado ancha y demasiado larga para una página, Excel tiene que decidir por dónde recorrerla. Configurar página ▸ Hoja ▸ Orden de las páginas ofrece dos opciones, y la de por defecto es Hacia abajo, luego hacia la derecha.

Hacia abajo primero imprime el bloque entero de columnas de la izquierda para todas las filas, y solo después vuelve arriba a por el siguiente bloque de columnas. En un trabajo de seis páginas eso significa que las páginas 1 a 3 son las columnas A–F de las filas 1 a 120, y las páginas 4 a 6 son las columnas G–J de esas mismas filas. Quien lea el dosier en orden ve cada fila dos veces, media tabla cada vez, y las dos mitades están a tres páginas de distancia.

Hacia la derecha, luego hacia abajo imprime todas las columnas de una banda de filas antes de bajar — las páginas 1 y 2 son el ancho completo de las filas 1 a 40, las páginas 3 y 4 el ancho completo de las filas 41 a 80. Cada par de páginas es una rebanada completa de la tabla. En un listado ancho esto es casi siempre lo que quiere un lector, y es un botón de opción que no ha mirado nadie nunca.

El arreglo mejor, cuando se puede, es no ser ancho. Oculta antes de imprimir las columnas que no lee nadie — o fija el área de impresión solo a las columnas que importan, que es lo único para lo que un área de impresión es genuinamente buena:

Área de impresión para la versión del comité   $A$1:$B$21;$F$1:$F$21
Área de impresión para la copia de trabajo     borrada

Un área de impresión puede ser no contigua — mantén Ctrl mientras seleccionas y Excel guarda los dos bloques en el nombre Área_de_impresión separados por un punto y coma. Cada bloque se imprime entonces en su propia página, que es justo lo que querías o una sorpresa, según lo supieras o no.

🎯 Escenario: En la Vista previa de salto de página, mira por dónde cae la línea azul vertical. Si te parte la tabla por la mitad, decide a conciencia entre estrechar columnas, poner Ancho: 1 página y cambiar el Orden de las páginas a Hacia la derecha, luego hacia abajo. Las tres son un clic; no hacer nada también es una decisión, y es la que produce la página siete.

9) Tres Colores Que Se Imprimen como un Solo Gris

El listado tenía formato condicional en la columna Estado: relleno verde para Pagada, ámbar para Pendiente dentro de plazo, rojo para Pendiente fuera de plazo. En pantalla, el estado del libro es inmediato. En la láser monocromo de la oficina son tres rectángulos casi exactamente del mismo gris.

Los tres rellenos estándar del formato condicional de Excel, convertidos a escala de grises como lo hace un controlador de impresora, caen así:

Esos tres grises caben en una banda de 15,5 puntos de ancho sobre 255 — un 6% del rango disponible. Impresos son indistinguibles, y una columna de estado que lleva todo su significado en el color no lleva ningún significado en el papel.

El arreglo es hacer que el valor se vea como valor, y no solo como color:

=SI(E2="Pagada";"✓ pagada";SI(HOY()-D2>30;"▲ FUERA DE PLAZO";"• pendiente"))
=REPETIR("■";REDONDEAR(F2/2000;0))       una barra en la celda que sobrevive al gris
=SI(F2>10000;"*";"")                     una columna de marca que se fotocopia

Tres cosas más sobre el color y el papel. Configurar página ▸ Hoja ▸ Blanco y negro fuerza exactamente esta conversión a gris, así que puedes ver qué va a hacer la impresora monocromo sin ir hasta ella. Calidad de borrador, en esa misma pestaña, quita casi todo el formato — útil para una copia de trabajo, desastroso para un dosier. Y las líneas de división y los encabezados de fila y columna no se imprimen por defecto: marca Configurar página ▸ Hoja ▸ Líneas de división y Encabezados de filas y columnas cuando imprimas algo para que alguien lo anote, porque «el número de C7» no es una frase que nadie pueda usar sin ellos.

🎯 Escenario: Imprime una página de cualquier informe con código de colores en blanco y negro antes de fiarte del color. Si las categorías sobreviven a la conversión, el informe funciona en cualquier impresora, cualquier fotocopiadora y cualquier escaneo que alguien reenvíe. Si no sobreviven, añade una columna de caracteres — cuesta una columna y es legible para siempre.

10) El Pie de Página Es la Única Prueba de Qué Es Ese Papel

Una página impresa que no dice qué es se convierte en un objeto no identificable en cuanto sale de la mesa. Dos versiones del mismo dosier, impresas con nueve días de diferencia, son el mismo objeto en papel salvo que algo en la página las distinga — y la discusión que viene después no la gana nadie en ninguna de las dos direcciones.

Diseño de página ▸ Imprimir títulos ▸ Encabezado y pie de página ▸ Personalizar pie de página acepta cuatro códigos que responden a todas las preguntas que alguien le va a hacer a un papel suelto:

&[Ruta de acceso]&[Archivo]     el libro del que salió, con su carpeta
&[Pestaña]                      el nombre de la hoja
&[Fecha] &[Hora]                cuándo se imprimió — no a qué fecha están los datos
Página &[Página] de &[Páginas]  si tienes todo el documento o no

Página &[Página] de &[Páginas] es el que habría pillado el fallo de este artículo en otra forma: un listado que dice «Página 1 de 1» cuando el lector esperaba cuatro páginas es una pregunta que alguien hace. No habría pillado el área de impresión, porque trece filas son de verdad una página — pero pilla todos los fallos en los que se pierden páginas entre la impresora y la grapadora.

Los códigos de fecha merecen un aviso. &[Fecha] es la fecha en que se imprimió la página, que en un dosier reimpreso en noviembre para una reunión de septiembre engaña en la dirección más cara. Si el dosier necesita una fecha de referencia, ponla en una celda, como texto, sacada de los datos — ="Facturas hasta "&TEXTO(MAX(D2:D21);"dd/mm/aaaa") se lee Facturas hasta 06/08/2026 y sigue siendo verdad cuando se reimprima — y mete esa celda en el área de impresión en vez de la fecha de impresión en el pie.

La misma lógica cubre dónde vive el archivo. =CELDA("nombrearchivo") devuelve la ruta completa, el libro y el nombre de la hoja de la propia hoja de la celda, que es la versión en fórmula de &[Ruta de acceso]&[Archivo], y tiene la ventaja de verse en pantalla para la persona que está a punto de imprimir.

🎯 Escenario: Fija el pie una vez por libro — ruta, hoja, página X de Y — y pon la fecha de referencia en una celda gobernada por MAX sobre la columna de fechas. Desde ese momento, todas las páginas que salgan de ese archivo se identifican solas, y nadie tiene que reconstruir de memoria qué versión tiene en la mano.

11) Imprimir Selección, Hojas Activas, Todo el Libro — y la Casilla Que Se Salta Todo Eso

El panel Imprimir (Ctrl+P) tiene una lista desplegable encima del cuadro de copias que decide qué significa «imprimir», y se recuerda, que es como produce sorpresas:

• Imprimir hojas activas — la hoja o las hojas seleccionadas. Selecciona cinco pestañas con Ctrl+clic y se imprimen las cinco, que es como un dosier de cuatro páginas se convierte en catorce.
• Imprimir todo el libro — todas las hojas, incluidas las que tienen las tablas de búsqueda, los tipos de cambio y las notas para uno mismo.
• Imprimir selección — solo las celdas seleccionadas ahora mismo. Esta anula el área de impresión por completo, lo que la convierte en la forma más rápida de imprimir las filas que quieres de verdad, y en la forma más rápida de imprimir las filas que tenías seleccionadas por casualidad.

Debajo de ellas está Omitir área de impresión, una casilla que no ha marcado casi nadie, que imprime el rango usado entero y deja el nombre Área_de_impresión intacto. En la hoja de este artículo es una manera de un clic de imprimir las veinte facturas sin tocar nada, y es también lo primero que hay que mirar cuando alguien insiste en que no se le está respetando un área de impresión — porque una casilla marcada en su copia de los ajustes tiene exactamente ese aspecto.

Dos comportamientos más que conviene saber. Seleccionar un gráfico y pulsar Ctrl+P imprime solo el gráfico, a página completa, ignorando todo lo demás de la hoja — que es una función o la razón de que un resumen de una página llegara como un gráfico de barras gigante. Y Excel en la web puede imprimir pero no puede fijar un área de impresión: respeta la que ya esté en el archivo, así que un área de impresión fijada en el Excel de escritorio está en vigor para todos los usuarios web después, sin que haya ningún menú en su interfaz que la mencione.

Ctrl+P ▸ Imprimir hojas activas ▸ Omitir área de impresión   el rango usado entero, sin cambiar nada
Diseño de página ▸ Área de impresión ▸ Borrar área de impresión   el nombre se elimina, para siempre
Administrador de nombres ▸ Área_de_impresión ▸ Eliminar           idéntico a Borrar, desde el otro lado

🎯 Escenario: Cuando una impresión no salga como esperabas, lee las tres líneas del panel Imprimir antes de tocar nada en la hoja — qué hay seleccionado, si está marcado Omitir área de impresión, y qué dice la escala. Casi todo el «Excel está imprimiendo lo que no es» es una de esas tres, y ninguna se ve desde la hoja de cálculo.

12) El PDF Es la Misma Impresión

Todos los ajustes de este artículo se aplican igual a Guardar como ▸ PDF, Exportar ▸ Crear documento PDF/XPS e Imprimir ▸ Microsoft Print to PDF. Un PDF de este libro contiene trece facturas, porque un PDF es una impresión con un archivo al final en vez de papel.

Eso importa más que el caso del papel, por tres razones. Un PDF se envía por correo, así que el recorte viaja. Se archiva, así que se convierte en el registro. Y tiene un aire de autoridad que no tiene una fotocopia, así que es la versión que la gente te cita de vuelta.

El sitio donde el PDF sí es distinto, y para bien, es que puedes comprobarlo en segundos sin impresora. Ábrelo y mira el número de páginas, y luego la última fila de la última página:

Filas en el archivo         =CONTARA(A2:A1000)                → 20
Filas en el área            =FILAS(Área_de_impresión)-1       → 13
Última fila impresa         léela en el PDF                   → INV-2053
Última fila del archivo     =INDICE(A2:A21;CONTARA(A2:A21))   → INV-2060

Si la última fila del PDF no es la última fila del archivo, para y averigua por qué antes de que salga a ningún sitio. Esa comprobación son dos números y es el artículo entero.

🎯 Escenario: Haz que la última línea de cualquier listado impreso o en PDF sea deliberada — una fila de total, o una fila que diga «Fin del listado — 20 facturas, 175.698,65». Un dosier cuya última página anuncia lo que debería contener no puede quedarse corto en siete filas sin decirlo.

Cuatro Comprobaciones Antes de Pulsar Ctrl+P

1. =FILAS(Área_de_impresión) contra =CONTARA(A:A). El rectángulo contra los datos. Si el primero es menor, la impresión se queda corta, y ya sabes por cuánto. #¿NOMBRE? significa que no hay área de impresión, lo que te manda a la comprobación 2.
2. Ctrl+Fin. ¿Dónde acaba de verdad el rango usado? Por debajo de tus datos significa páginas vacías; a la derecha, un problema de orden de páginas que aún no has tenido.
3. Archivo ▸ Imprimir, y lee el número de páginas. Es el único número de esa pantalla que resume todos los ajustes que hay detrás — área, escala, orden, márgenes y orientación juntos. Si no es el número que esperabas, algo de ahí abajo no es lo que crees.
4. Mira la última página, no la primera. La primera página de una impresión siempre está bien; es lo que mira la gente y por eso no se pilla nunca un área de impresión. Todos los fallos de este artículo salen al final de la última página.

Doce Trampas

1. Un área de impresión es un rectángulo fijo. No crece con los datos, no sigue a una tabla y no avisa. Fijada una vez en junio, en diciembre sigue siendo el rango de junio.
2. =SUMA(Área_de_impresión) suma fechas. Un área de impresión es un rectángulo sobre las columnas que cruce, y una columna de fechas es una columna de números. Suma una columna con INDICE(Área_de_impresión;0;n).
3. Borrar el área de impresión imprime el rango usado, no los datos. Si Ctrl+Fin está en F4000, eso son ochenta y siete páginas. Elimina las filas y luego guarda — el rango usado solo se recalcula al guardar.
4. Inmovilizar paneles no es Imprimir títulos. Uno fija los encabezados en pantalla y el otro en el papel, y ninguno implica el otro. Las hojas que necesitan encabezados necesitan los dos.
5. Las filas ocultas y filtradas no se imprimen y se suman igual. SUMA cuenta lo que la página no enseña. Usa SUBTOTALES(109;…) en cualquier hoja que se filtre y se imprima.
6. SUBTOTALES(9;…) y SUBTOTALES(109;…) solo se diferencian en las filas ocultas a mano — las dos ignoran las filtradas. Si alguien ocultó tres filas con el botón derecho, solo 109 coincide con la página.
7. Ajustar hoja en una página es una escala, y se guarda en el archivo. El 42% convierte 8 pt en 3,4 pt para ti y para todos los que impriman el archivo después.
8. El orden de páginas por defecto es Hacia abajo, luego hacia la derecha. En una hoja ancha eso reparte cada fila en páginas separadas por tres. Hacia la derecha, luego hacia abajo mantiene entera cada banda de filas.
9. Los colores del formato condicional se imprimen como un solo gris. El verde, el ámbar y el rojo están a menos de 15 valores de gris de distancia sobre 255. Añade un carácter, un símbolo o una barra con REPETIR.
10. Las líneas de división y los encabezados no se imprimen si no los pides. Todo lo que vaya a anotarse necesita las dos casillas marcadas en Configurar página ▸ Hoja.
11. &[Fecha] es la fecha de impresión, no la fecha de referencia. Saca la de referencia de los datos con MAX sobre la columna de fechas y ponla en una celda dentro del área de impresión.
12. Imprimir selección anula el área de impresión; Omitir área de impresión lo anula todo. Las dos se recuerdan en el panel Imprimir, y ninguna se ve desde la hoja.

El área de impresión de este artículo no fue un error. Era correcta el día que se fijó, y todo lo que pasó después fue alguien añadiendo una factura al final de una lista, que es lo único que le iba a pasar a una lista de facturas.

Esa es la categoría entera. Un área de impresión es una afirmación sobre un rango hecha en un momento y respetada para siempre, en una hoja cuyo propósito entero es cambiar. O la mantienes bajo una comprobación que falle en voz alta — =FILAS(Área_de_impresión) contra =CONTARA(A:A), en dos celdas, encima de los datos — o no fijas ninguna, mantienes honesto el Ctrl+Fin y dejas que Excel imprima lo que hay de verdad.