Texto en columnas en Excel: dividir una columna en varias

Kirkgate Veterinary Supplies distribuye medicamentos, consumibles y producto en frío a 340 clínicas de Yorkshire y el noreste de Inglaterra desde un único almacén en Otley. La remesa mensual de pagos a proveedores son 1.148 líneas y 1.906.400 £, montada en una hoja llamada PayRun y subida al banco como fichero de adeudos el último día hábil del mes.

Durante seis años el sistema contable exportó los datos bancarios en dos campos: Código de sucursal y Cuenta, los dos guardados como texto, los dos correctos. El 24 de agosto de 2026 se actualizó, y la exportación nueva escribe un solo campo — Banco, en la columna H, con la forma 04-00-72/00318842.

Así que el 31 de agosto alguien hizo lo evidente. Seleccionó la columna H. Datos → Herramientas de datos → Texto en columnas. Delimitados. Marcó Otro y escribió -, metió también el /, echó un vistazo al paso 3 y pulsó Finalizar.

El paso 3 decía General. Dice General siempre. General es el valor por defecto y es el primero de los cuatro botones, y lo que significa es: lee cada trozo, y si parece un número conviértelo en número.

04 parece un número. Se quedó en 4.

00 se quedó en 0. 00318842 se quedó en 318842. Cuarenta segundos de trabajo, sin aviso, sin error, sin nada en rojo.

• 613 de las 1.148 líneas tenían un cero a la izquierda en el código de sucursal o en la cuenta. Los códigos salieron como 4-0-72. Las cuentas de ocho dígitos salieron con seis o siete.
• El fichero subió a las 16:20. La validación del banco rechazó 613 líneas por valor de 994.100 £ y pagó las otras 535.
• El sábado no había nadie. Los rechazos se leyeron el martes 1 de septiembre, y la remesa corregida se liquidó el 9 de septiembre: nueve días tarde.
• 47 proveedores se pagaron por transferencia urgente para cortar la sangría, a 25 £ cada una: 1.175 £ en comisiones.
• Ferndale Cold Logistics, que hace las recogidas refrigeradas de Kirkgate, suspendió la cuenta el 8 de septiembre. Dos días de entregas de vacunas se quedaron fuera de temperatura. Se destruyeron 18.700 £ de existencias, y hubo que notificar la destrucción.
• Un proveedor facturó 2.400 £ de intereses de demora por ley, y le correspondían hasta el último céntimo.

Eso son 22.275 £ y nueve días, y no es la parte de esta historia que importa.

La parte que importa es esta. Partir 04-00-72/00318842 necesita cuatro columnas. La columna H era una columna. Excel preguntó — una vez, en un cuadro pequeño, con las palabras más genéricas que tiene:

¿Desea reemplazar el contenido de las celdas de destino?

Alguien pulsó Aceptar, porque claro que hay datos ahí, esto es una hoja de cálculo.

Las columnas I, J y K llevaban Referencia de pago, Autorizado por y Fecha de autorización: el rastro interno de autorización, rellenado línea a línea por dos responsables durante la semana anterior. Estaban a la derecha del panel inmovilizado en la columna H, así que nadie había desplazado la pantalla hasta allí en días. La división escribió encima de las tres.

Deshacer las habría devuelto. El archivo se guardó y se cerró a las 17:40 y el libro se abrió de cero el martes, así que no quedaba ningún Deshacer que pulsar, y la copia de seguridad más reciente del servidor era la del lunes por la mañana — anterior a las autorizaciones.

Se descubrió el 22 de septiembre, tres semanas después, cuando los auditores sacaron una muestra de cuarenta pagos y preguntaron quién los había autorizado. La respuesta fue que nadie podía decirlo. Se volvieron a autorizar a mano 1.148 pagos, a partir de correos y pedidos, durante cuatro días.

Texto en columnas no hizo nada mal. No es una fórmula y no es una consulta. Es una edición — cambia las celdas a las que lo apuntas, escribe encima de las de al lado, y cuando termina no queda nada en ningún sitio del archivo que registre que se ejecutó, con qué configuración, ni qué había antes.

1) La Columna Tal Como la Leyó el Asistente

De esa tabla hay tres cosas que conviene decir en voz alta.

Un cero a la izquierda es un dígito, no un formato. 04 y 4 son el mismo número y códigos de sucursal distintos. En el momento en que General decide que un trozo de texto es un número, el cero desaparece — no se oculta, no se formatea: desaparece, porque la celda ahora contiene el valor 4 y el 4 tiene un dígito.

Es por trozo, no por fila. La fila 4 del ejemplo (60-16-13/41288607) salió perfecta, porque ninguno de sus trozos empezaba por cero. 535 líneas estaban bien. Eso es justo lo que lo hace caro: un fichero roto del todo se rechaza entero y se arregla en el momento, y un fichero roto al 53% se paga a medias y se discute durante quince días.

Nada en pantalla distingue una cosa de la otra. Un 4 en una celda que debería decir 04 está alineado igual, en negro, con la misma fuente, bajo el mismo encabezado.

🎯 Escenario: Antes de partir nada, pon =SUMAPRODUCTO(--(IZQUIERDA(H2:H1149;1)="0")) en una celda libre. Eso es cuántas filas tienen algo que perder. Si no es cero, General no es una opción que puedas permitirte.

2) Delimitados o Ancho Fijo, y Lo Que Ninguno de los Dos Ve

El paso 1 hace una sola pregunta y la respuesta suele ser evidente, pero las dos ramas fallan en direcciones opuestas.

Delimitados corta por caracteres: Tabulación, Punto y coma, Coma, Espacio, o lo que escribas en Otro. Dos cosas no son evidentes:

• Puedes marcar varios a la vez, y Otro sólo admite un carácter — así que 04-00-72/00318842 necesita el - en Otro y una segunda pasada, o que una de las casillas estándar haga el otro trabajo. La gente lo resuelve ejecutando el asistente dos veces, que es donde la configuración del paso 3 de la primera pasada gobierna calladamente la segunda.
• Considerar separadores consecutivos como uno solo viene desmarcado. En un informe de ancho fijo pegado como texto, donde los campos van separados por tiradas de espacios, dejarlo desmarcado produce una columna por espacio y una fila casi toda vacía.

Ancho fijo corta por posiciones, y las posiciones son una propiedad del archivo que estás mirando, no de los datos. El panel de vista previa enseña líneas de corte que puedes arrastrar; se fijan a partir de las filas visibles en esa vista previa. Un campo de descripción que en la fila 900 es más largo que en cualquiera de las veinte primeras se cortará donde no toca, y la vista previa nunca te enseñará esa fila.

El calificador de texto (paso 2, en la rama Delimitados) es la " que dice las comas dentro de estas comillas son datos. Déjalo en ". Ponlo en {ninguno} y un solo campo de dirección entrecomillado con una coma dentro convierte una fila en un disparate de dos columnas.

🎯 Escenario: En la rama de Ancho fijo, antes de pulsar Finalizar, busca la última fila con Ctrl+Fin y comprueba su longitud: =MAX(LARGO(H2:H1149)) contra la posición de tu último corte. Si el valor más largo pasa del último corte, estás a punto de truncar justo las filas que no has mirado.

3) El Paso 3 Es el Artículo Entero

Los pasos 1 y 2 deciden dónde van los cortes, y los cortes se ven en la vista previa. El paso 3 decide qué es cada columna resultante, y eso no se ve en ningún sitio — que es por lo que es el paso que todo el mundo se salta.

Hay cuatro opciones, y se fijan por columna, pinchando antes el encabezado de esa columna en la vista previa:

General está seleccionado para todas las columnas, todas las veces que se abre el asistente. No está recordando una decisión; es el valor por defecto, y es el correcto para quizá un tercio de las divisiones reales.

La regla que te mantiene fuera de problemas es corta: si una columna es un identificador y no una cantidad, es Texto. Números de cuenta, códigos de sucursal, referencias de artículo, números de factura, códigos postales, NIF, lotes, códigos de barras. Nunca vas a sumar dos de ellos. No se pierde nada guardándolos como texto y se pierde todo si no.

🎯 Escenario: Abre el asistente sobre una columna que partieras el mes pasado y llega al paso 3 sin pulsar Finalizar. Pincha uno por uno los encabezados de la vista previa y lee el botón marcado. Luego pulsa Cancelar. Si más de una columna de identificadores dice General, ya tienes este problema y todavía no te lo han contado.

4) General Quita los Ceros a la Izquierda, y Ningún Formato los Devuelve

Merece la pena ser preciso aquí, porque el arreglo habitual no arregla nada.

Cuando General convierte 00318842 en el número 318842, la celda contiene el número 318842. Ahora puedes aplicarle un formato personalizado 00000000 y la celda volverá a mostrar 00318842, y parecerá completamente reparada. No lo está. LARGO sigue diciendo 6, =A2="00318842" sigue siendo FALSO, una exportación a CSV sigue escribiendo 318842, y el fichero bancario sigue rechazándose — porque un formato de número cambia lo que se dibuja en pantalla y jamás lo que hay en la celda.

Hay exactamente dos posturas honestas:

• Evitarlo: poner la columna en Texto en el paso 3 antes de pulsar Finalizar.
• Repararlo, si y sólo si el ancho es realmente fijo: =TEXTO(A2;"00000000") para una cuenta de ocho dígitos, =DERECHA("00"&A2;2) para un par del código de sucursal. Los dos producen texto de verdad con ceros de verdad.

Un ancho que estás adivinando no es una reparación. Si el archivo original sigue en disco, vuelve a partirlo con Texto; es más rápido que discutir si todas las cuentas tienen ocho dígitos.

🎯 Escenario: =SUMAPRODUCTO(--(LARGO(L2:L1149)<>8)) sobre la columna de cuentas. Toda cuenta británica tiene ocho dígitos, así que esto tiene que ser cero. Pon la misma comprobación en las columnas del código de sucursal con <>2. Tres celdas, y cazan toda esta clase de fallo antes de que el fichero salga de la oficina.

5) General También Lee Códigos como Fechas, y Números Largos como Notación Científica

Los ceros a la izquierda son el caso común. Estos son los difíciles de ver, porque el resultado parece intencionado.

Los casos de fecha son los peores, porque una fecha en una columna de códigos sigue siendo un valor, sigue alineada a la derecha, sigue ordenándose. MAR-26 como 01/03/2026 se ordena, se filtra, se agrupa y se exporta sin una queja. Sólo deja de parecer normal cuando alguien intenta cruzarlo con la lista de lotes del proveedor y el 40% no casa.

El caso del código de barras es peor de una forma concreta: más allá de 15 dígitos significativos Excel no redondea la presentación, descarta los dígitos. Eso no es un fallo de Texto en columnas, es el límite de precisión de 15 dígitos, y General es sencillamente lo que metió tu código de barras ahí.

🎯 Escenario: Pon =CONTAR(J2:J1149) en cualquier columna que deba ser toda códigos. CONTAR cuenta números y fechas e ignora el texto, así que en una columna de identificadores la respuesta tiene que ser 0. Compárala con =CONTARA(J2:J1149) para el total. Cualquier diferencia es una conversión que nadie pidió.

6) Texto, Fecha y Saltar: los Tres Botones que lo Arreglan

Texto es el que más vas a usar, y la disciplina está en pulsarlo para cada columna de identificadores, no una vez para la selección. El asistente fija el formato sólo de la columna resaltada en la vista previa. Pincha el encabezado, pulsa Texto, pincha el siguiente encabezado, pulsa Texto.

Fecha, con su desplegable DMA / MDA / AMD, es el infravalorado. Cuando una exportación te da 03/04/2026 y significa el 3 de abril, una hoja española lo lee bien y una americana lo lee como 4 de marzo — y peor, un archivo mezclado se convierte a medias, porque 13/04/2026 no puede ser una fecha americana y se queda como texto mientras que 03/04/2026 sí puede y se convierte. Poner la columna en Fecha y elegir DMA le dice a Excel el orden de forma explícita, y es el único sitio de Excel donde te dejan declararlo en vez de que lo adivinen. Es el arreglo bueno para el problema de la configuración regional y el orden de las fechas, y funciona partas algo o no.

No importar columna (saltar) descarta un trozo. Su uso real es defensivo: si una división produciría cuatro columnas y sólo quieres dos, salta las otras dos y Texto en columnas escribirá dos columnas en lugar de cuatro — lo que significa que escribirá encima de dos columnas menos a la derecha. Saltar es la forma más barata de hacer el asistente menos destructivo.

🎯 Escenario: Coge una columna de fechas que entró como texto y está alineada a la izquierda. Selecciónala, Texto en columnas, Delimitados, desmarca todos los separadores, y en el paso 3 elige Fecha: DMA. Finalizar. La columna entera se convierte en su sitio, en el orden que has dicho, sin partir nada y sin sobrescribir nada. Luego compruébalo con =CONTAR(rango): ahora debería ser igual que =CONTARA(rango).

7) El Botón Avanzadas, para Números que Vienen de Otro Sitio

El paso 3 tiene un botón Avanzadas que casi nadie ha pulsado. Guarda tres ajustes, y se aplican a las columnas que hayas dejado en General:

• Separador decimal y separador de miles. Una exportación alemana escribe 1.234,56. Una hoja configurada de otra forma lo lee como texto, o como 1,23456, o como algo peor. Pon el separador decimal en , y el de miles en . en Avanzadas, y el asistente lo convierte bien al entrar — sin tocar la configuración regional de la máquina y sin un nido de SUSTITUIR.
• Signo menos al final para números negativos. Las extracciones de SAP y de sistemas antiguos escriben 1250- en vez de -1250. Márcalo y entran como negativos. Déjalo sin marcar y entran como texto, se caen calladamente de todas las SUMA, y tu total queda alto por el doble del valor de los abonos.

Avanzadas es por ejecución y se recuerda, lo que corta por los dos lados: configúralo para un archivo alemán y el siguiente que parta un archivo inglés lo hereda.

🎯 Escenario: Después de importar cualquier columna numérica de un archivo con formato extranjero, compara =CONTAR(rango) con =CONTARA(rango). Si los números están cayendo como texto, las dos no coinciden, y Avanzadas es donde se arregla — antes de que alguien monte un SUMAR.SI.CONJUNTO encima de una columna que es texto a medias.

8) Escribe Encima de Lo Que Haya a la Derecha

Este es el fallo que le costó a Kirkgate cuatro días de volver a autorizar, y tiene un arreglo de una línea que casi nadie usa.

Texto en columnas escribe su salida empezando en la columna que partes y avanzando hacia la derecha, una columna por trozo. No inserta. No desplaza nada. Sobrescribe, y el único aviso es ¿Desea reemplazar el contenido de las celdas de destino? — una frase que no dice cuántas columnas, cuáles, ni qué hay dentro.

Tres defensas, por orden de lo que valen:

1. Usa la casilla Destino. El paso 3 tiene un campo Destino, y viene apuntando a la celda de la que partiste. Apúntalo a la primera columna vacía a la derecha de tus datos — $S$2 — y la división cae en terreno despejado. La columna original queda intacta, lo que además te deja una copia contra la que comprobar. Es un clic y elimina el fallo entero.
2. Inserta las columnas antes. Cuenta los trozos, selecciona esos encabezados de columna a la derecha, botón derecho, Insertar. Ya no hay nada que sobrescribir.
3. Salta lo que no necesites (sección 6), para que haya menos columnas que escribir.

Y ten claro qué te va a hacer Deshacer y qué no. Ctrl+Z sí revierte un Texto en columnas, sobrescritura incluida. Deja de estar disponible en el momento en que se cierra el libro — y una remesa de pagos es exactamente el tipo de archivo que se guarda y se cierra al final del día y se abre de cero a la mañana siguiente.

🎯 Escenario: Antes de cualquier división, =CONTARA(I1:K1149) sobre las columnas de justo a la derecha. Apunta el número. Ejecuta la división. Vuelve a mirar. Si el número ha bajado, algo que estaba ya no está, y tienes hasta que se cierre el archivo para pulsar Ctrl+Z.

9) Es una Edición, No una Fórmula: Nada Registra que se Ejecutó

Un DIVIDIRTEXTO en una celda se ve para siempre. Puedes pinchar la celda y leer lo que hace. Se recalcula cuando cambia el origen. Quien revise el libro dentro de un año puede ver cómo se hizo la columna.

Un Texto en columnas no deja nada. Ni una nota, ni una fórmula, ni un ajuste, ni una fecha. El archivo del mes que viene llega con la misma forma y otra persona tiene que deducir qué se le hizo, a partir de la forma de la salida, y lo hará un poco distinto: otro juego de separadores, General en vez de Texto, cuatro columnas en vez de dos.

Así que la comparación honesta no es "asistente contra fórmula", es "una vez contra repetible":

Para el caso de Kirkgate la fórmula ni siquiera es larga. Dejando la columna Banco tranquila en H:

I2: =TEXTOANTES(H2;"/")
J2: =TEXTODESPUES(H2;"/")

Dos columnas, en vivo, que se explican solas, y los dos resultados son texto porque TEXTOANTES y TEXTODESPUES devuelven texto — así que los ceros a la izquierda siguen ahí, sin que nadie tenga que acordarse de un botón. Parte el código de sucursal aún más con =DIVIDIRTEXTO(I2;"-") si necesitas los tres pares por separado.

Si el archivo llega todos los meses, la respuesta es Power Query: Dividir columna por delimitador, poner las columnas resultantes en Texto una vez, y cada archivo futuro es un Actualizar.

🎯 Escenario: Mira las últimas tres columnas que alguien te haya entregado "ya divididas". Pincha una celda de cada una. Si la barra de fórmulas enseña un valor y no una fórmula, no puedes saber cómo se hizo ni si se hizo igual el mes pasado — y quien la hizo tampoco.

10) El Trabajo que Hace Mejor que Nadie

Nada de lo anterior significa dejar de usarlo. Texto en columnas es la herramienta más rápida de Excel para un trabajo que no tiene nada que ver con dividir: convertir una columna en su sitio.

Selecciona la columna, Texto en columnas, Delimitados, desmarca todos los separadores, elige un formato en el paso 3, Finalizar. No se parte nada. Cada celda se vuelve a leer como el tipo que hayas elegido, en las celdas donde ya está.

Eso te da tres movimientos genuinamente útiles que ninguna fórmula hace igual de limpios:

• Números guardados como texto → números de verdad. La columna de cifras alineadas a la izquierda con el triangulito verde, para la que SUMA devuelve 0. Desmarca todo, déjalo en General, Finalizar. Hecho, en su sitio, sin columna auxiliar y sin pegado especial.
• Fechas de texto → fechas de verdad, en el orden que tú digas. Desmarca todo, paso 3, Fecha: DMA. Esto resuelve los archivos mezclados donde la mitad de las filas se convirtieron al importar y la otra mitad no, que es el caso con el que FECHANUMERO se atasca.
• Números → texto, a propósito. Desmarca todo, paso 3, Texto. Convierte una columna de referencias en texto para que nada de aguas abajo las reinterprete.

Hay una salvedad que conviene saber: en el primero de los tres, los ceros a la izquierda se van por donde se fueron en la remesa de Kirkgate. Convertir texto en números es exactamente la operación que los descarta. Que es lo que dice el artículo entero, contado al revés — la conversión del asistente no es un fallo, es la función, y la única pregunta es si esta vez la querías.

🎯 Escenario: Busca una columna que tu SUMA ignora. =CONTAR(rango) da 0 y =CONTARA(rango) da 400. Haz la conversión de desmarcar todo y mira cómo CONTAR pasa a 400. Luego confirma que no había ninguna columna de identificadores en la selección.

11) Siete Comprobaciones de una Celda

Todas van en una celda libre encima de los datos. Ninguna tarda más en escribirse de lo que tarda la división en ejecutarse.

1. ¿Qué estoy a punto de perder? =SUMAPRODUCTO(--(IZQUIERDA(H2:H1149;1)="0")) — filas cuyo valor empieza por cero. Si no es cero, General está descartado.
2. ¿Encima de qué me voy a sentar? =CONTARA(I1:K1149) sobre las columnas de la derecha, antes y después. No puede bajar.
3. ¿Los anchos son los que toca? =SUMAPRODUCTO(--(LARGO(L2:L1149)<>8)) para cuentas de ocho dígitos, <>2 para los pares del código de sucursal. Tiene que ser 0.
4. ¿Algo se ha vuelto número? =CONTAR(J2:J1149) en una columna de identificadores. Tiene que ser 0.
5. ¿Algo se ha vuelto fecha? =SUMAPRODUCTO(--ESNUMERO(J2:J1149)) caza también las fechas, porque una fecha es un número. Tiene que ser 0.
6. ¿Ha sobrevivido el recuento? =CONTARA(H2:H1149) antes contra =CONTARA(L2:L1149) después. Un archivo con un separador suelto en una fila produce un número de columnas que no esperabas y un valor que cayó una columna más allá.
7. La vuelta completa, que es la única comprobación que lo demuestra. Guarda la columna original (usa la casilla Destino, sección 8) y reconstrúyela desde los trozos:

=SUMAPRODUCTO(--(I2:I1149&"-"&J2:J1149&"-"&K2:K1149&"/"&L2:L1149<>H2:H1149))

Cero significa que las 1.148 filas se reconstruyen carácter por carácter en lo que eran. Cualquier otra cosa es el número exacto de filas que cambiaron de significado, y puedes filtrar para encontrarlas. Si esa celda hubiera existido el 31 de agosto habría dicho 613.

🎯 Escenario: Mete las comprobaciones 1, 2 y 7 en la hoja que uses para la próxima importación, y coloréalas. Tres celdas. Luego haz tu división y léelas antes de subirle nada al banco de nadie.

12) Doce Trampas

1. General quita los ceros a la izquierda, y un formato de número no los devuelve. 00318842 pasa a 318842; la prueba es LARGO, no lo que se ve.
2. El paso 3 es por columna, no por división. Pincha el encabezado de cada columna en la vista previa y fija su formato, o todas menos la última que pinchaste se quedan en General.
3. Los identificadores son Texto. Códigos de sucursal, cuentas, referencias, códigos postales, códigos de barras, NIF. Si nunca vas a sumar dos de ellos, son texto.
4. General lee códigos como fechas. MAR-26, 3-10 y 1/2 se vuelven fechas, y una fecha en una columna de códigos parece intencionada.
5. Más allá de 15 dígitos, los dígitos de más se descartan, no se redondean. Un código de barras de 19 dígitos pasado por General no se recupera.
6. Sobrescribe las columnas de la derecha. El aviso no dice cuántas ni qué. Usa la casilla Destino, o inserta columnas antes.
7. Deshacer funciona hasta que se cierra el archivo. Después, las columnas que sobrescribiste están tan perdidas como permita la política de copias.
8. Otro admite un solo carácter. Dos separadores distintos son dos pasadas — y la segunda abre con la configuración de la primera.
9. Considerar separadores consecutivos como uno solo viene desmarcado, así que las tiradas de espacios se vuelven columnas vacías.
10. Las líneas de corte de Ancho fijo se fijan con las filas de la vista previa, no con la fila más larga del archivo. Comprueba MAX(LARGO()) primero.
11. Avanzadas guarda el separador decimal, el de miles y el menos al final, se recuerda entre ejecuciones, y 1250- sin marcarlo es texto que deja tus totales calladamente altos.
12. No deja ningún rastro. Ni fórmula, ni lista de pasos, ni fecha, ni ajustes. Si el archivo vuelve el mes que viene, usa DIVIDIRTEXTO o Power Query.

Kirkgate no dejó de usar Texto en columnas. Sigue siendo la forma más rápida de arreglar una columna de texto-que-deberían-ser-números, y se sigue usando casi todas las semanas.

Lo que cambió en PayRun es más pequeño de lo que parecería. La columna Banco ya no se parte: lo hacen dos fórmulas TEXTOANTES/TEXTODESPUES en dos columnas limpias a la derecha de los datos, se ejecutan solas y devuelven texto. Y una celda encima de la fila de encabezados lleva la comprobación 7, la vuelta completa, que reconstruye las 1.148 cadenas bancarias desde los trozos y las compara con las originales. Dice 0. Cuando no dice 0, dice cuántas.

La lección general no va de un asistente. Va de que General no significa "déjalo en paz", significa "interprétalo" — y son cosas opuestas. Excel se ofrece a leerte los datos justo en el momento en que menos sabe de ellos: antes de que estén en la hoja, antes de que tengan encabezado, antes de que nadie los haya mirado. La mayoría de las veces su lectura es correcta, que es lo que hace que el tercio de veces que se equivoca cueste tanto de ver, y lo que hace que 04 salga como 4 a las cuatro y veinte del último día hábil del mes con el fichero bancario ya subiendo.