Filtro avanzado de Excel: cómo funcionan los criterios

Kelbrook Fasteners vende tornillería, fijaciones y consumibles de obra desde un mostrador y dos furgonetas en Nelson, Lancashire. 214 cuentas abiertas, 840 facturas abiertas a cierre de junio de 2026, 1.318.470 £ pendientes.

La regla de crédito tiene cuatro años y cabe en una frase: una cuenta se bloquea cuando tiene una factura con más de 45 días de vencimiento y más de 500 £ encima. Se ejecuta a fin de mes desde una hoja llamada Cartera — una fila por factura abierta, con Cuenta, Cliente, División, Días vencidos, Saldo y Fecha factura en la cabecera — con Datos → Ordenar y filtrar → Avanzadas:

• Rango de la lista: Cartera[#Todo]
• Rango de criterios: Criterios, un nombre que apunta a $A$1:$D$4 en una hoja llamada Reglas
• Copiar a: Retenidos!$A$1
• Sólo registros únicos: marcado

Cuarenta segundos. Las cuentas que salen van a CreditHold.csv, que el ERP se traga a las 06:00 del día 1 y convierte en bloqueos de crédito. Había funcionado todos los meses desde 2022.

El 24 de junio de 2026 la división de Exportación pasó a un seguro de crédito comercial y dejó de ser cosa de Kelbrook reclamarla. Así que quien llevaba la hoja de reglas sacó Exportación de los criterios: pinchó la fila 4, arrastró por A4:D4 y pulsó Supr.

Las celdas se vaciaron. La fila se quedó. Criterios seguía apuntando a $A$1:$D$4.

El 30 de junio se lanzó la extracción. Devolvió las 840 facturas, Sólo registros únicos las convirtió en las 214 cuentas, y a las 06:00 del 1 de julio todas las cuentas que Kelbrook tenía estaban bloqueadas.

• 41 de las 176 cuentas mal bloqueadas intentaron comprar algo en los cuatro primeros días laborables de julio. Se rechazaron 47.300 £ de pedidos en el mostrador y por teléfono.
• 31.900 £ de esos volvieron más adelante en el mes. 15.400 £ no volvieron.
• Salieron dos abonos comerciales de 250 £, y deshacer los bloqueos del ERP se llevó a dos personas casi todo el 6 de julio.

La lista no estaba evidentemente mal, y esa es la parte que conviene mirar despacio. 214 filas de números de cuenta bajo un encabezado que dice Cuenta es exactamente el aspecto de una lista de bloqueos correcta. Sólo es demasiado larga si sabes cómo es un fin de mes normal, y la persona que importa el CSV no lo sabe.

Mientras se deshacía aquello, alguien abrió la pestaña de al lado. Vigilancia — todo lo que pasa de 30 días, todas las divisiones, montada igual con Copiar a otro lugar — se había ejecutado por última vez el 29 de mayo. Una extracción de Filtro avanzado no tiene ningún vínculo con los datos de los que salió, así que había pasado todo junio ahí pareciendo exactamente igual de actual que el día que se hizo. Nueve cuentas cruzaron los treinta días en junio y nunca estuvieron en ella. 41.260 £ se quedaron sin reclamar. 18.400 £ de eso eran de Prestwood Site Services, que a mediados de junio estaba en 34 días y seguía cogiendo el teléfono, y que entró en concurso el 14 de julio.

15.400 £ de pedidos perdidos, 500 £ de abonos, 18.400 £ fallidos, 176 clientes a los que hubo que pedir perdón, y ni un solo mensaje de error.

El Filtro avanzado no es frágil. Hizo lo que se le dijo, dos veces. Lo que no hace — nunca — es decir nada sobre sí mismo: ni qué decían los criterios, ni cuántas filas coincidieron, ni cuándo se tomó la salida.

1) El Rango de Criterios Tal Como lo Leyó Excel

Dos hechos de esa tabla explican la mañana entera.

Las filas se unen con O. Una factura sale si cumple la fila 2, o la fila 3, o la fila 4.

La fila 4 no tiene nada dentro, y un filtro de registros sin condiciones no es un filtro que no coincida con nada. Coincide con todo. Así que la unión de "47 facturas de Trade", "14 facturas de Contract" y "las 840 facturas" son 840 facturas, y la marca de Sólo registros únicos convirtió eso en una lista aseada de 214 números de cuenta.

La documentación de Microsoft lo dice tal cual: ten cuidado de no incluir filas en blanco en el rango de criterios, porque una fila en blanco significa que se devolverán todos los registros. El cuadro de diálogo no lo dice, el resultado no lo dice, y no se pone nada en rojo.

🎯 Escenario: Abre tu propio rango de criterios y mira hasta dónde llega el nombre de verdad. Pulsa Ctrl+I → Especial → Región actual sobre el bloque, o escribe =FILAS(Criterios) y =COLUMNAS(Criterios) en dos celdas libres. Si FILAS es mayor que el número de filas de condiciones que ves, llevas devolviéndolo todo desde el día en que alguien amplió el rango.

2) La Misma Fila Es Y, Filas Distintas Son O

Esta es toda la gramática de un rango de criterios, y es geometría más que sintaxis:

Esa última línea es la que pilla a la gente con experiencia. Una condición escrita en la fila 2 se aplica sólo a la fila 2. Si añades una segunda división como fila nueva y escribes sólo el nombre de la división, acabas de decir "todo Contract, a cualquier antigüedad y por cualquier importe", y tu lista crece de una manera que parece que ha cambiado el negocio y no la regla.

Repite cada condición en cada fila, o usa un criterio calculado (sección 7) para que sólo haya una fila en la que equivocarse.

Y conviene nombrar la dirección del error: añadir celdas a una fila estrecha el resultado; añadir una fila lo ensancha. Todos los accidentes de este artículo son ensanchamientos.

🎯 Escenario: Escribe tu rango de criterios como una frase con "y" y "o" dentro, y léesela a quien es dueño de la regla. Si la frase tiene más "o" de los que esperaba, el rango no es la regla que cree tener.

3) Los Encabezados de Criterios se Emparejan con los Datos por Texto

Excel no sabe que la columna C de tus criterios es la de los días porque sea la tercera. Lo sabe porque la celda de encabezado de encima pone Días vencidos y un campo del rango de la lista también pone Días vencidos.

Así que los encabezados importan, exactamente:

• Un espacio final en Días vencidos no es el mismo texto.
• Una columna renombrada en la cartera — Días de vencimiento, tras una limpieza — no es el mismo texto.
• Las mayúsculas dan igual. DÍAS VENCIDOS vale.

Y aquí está la parte que hace que un desajuste sea silencioso en vez de ruidoso. La regla de Microsoft para un criterio calculado es que su encabezado esté vacío, o sea una etiqueta que no sea uno de los rótulos de columna de la lista. Es la misma prueba leída del otro lado: un encabezado que no casa con ningún campo no es un error, es la firma de un criterio de fórmula. Así que un encabezado mal escrito no para el filtro. Deja de ser una condición sobre esa columna.

El arreglo cuesta una pulsación por celda. Haz que los encabezados de los criterios sean fórmulas que apunten a los encabezados de los datos:

A1: =Cartera[[#Encabezados];[División]]
B1: =Cartera[[#Encabezados];[Días vencidos]]
C1: =Cartera[[#Encabezados];[Saldo]]

Renombra ahora una columna de la cartera y los encabezados de los criterios se renombran solos. No pueden separarse, porque sólo hay una copia del texto.

🎯 Escenario: Pon =CONTAR.SI(Cartera[#Encabezados];A1) debajo de cada encabezado de criterios. Todas tienen que devolver 1. Un cero es un criterio que ya no habla de la columna que tú crees, y jamás se va a anunciar.

4) Los Criterios de Texto Son Empieza-Por, No Igual

Escribe Ash en una celda de criterios y el Filtro avanzado te devuelve Ashford Retail, Ashby Fixings y ASHTON GROUP LTD. El texto de un criterio es una coincidencia por el principio, y no distingue mayúsculas.

Casi siempre resulta cómodo. Es un desastre cuando el nombre de un cliente es el principio del de otro, cosa que en una cartera de mostrador pasa sin parar: Hart trae Hartsmere Joinery y Hartley & Sons; Bell trae Bell Plumbing y Bellingham Contracts.

Para pedir igualdad hay que decirlo dos veces:

="=Ash"

Eso es una fórmula que devuelve el texto =Ash, que es la sintaxis de criterios para una coincidencia exacta. Escribir =Ash directamente no vale: Excel lo lee como una referencia a una celda o a un nombre llamado Ash.

El resto del vocabulario de texto:

Distinguir mayúsculas no está disponible en los criterios normales. Si lo necesitas, es un criterio calculado con IGUAL.

🎯 Escenario: Coge el nombre de cliente más largo de tus criterios y ordena tu lista de clientes por nombre. Mira el nombre inmediatamente siguiente. Si empieza por las mismas letras, tu filtro lo lleva colando en silencio, y una coincidencia por el principio sobre un nombre de cliente es la razón más común de que una extracción tenga filas que nadie sabe explicar.

5) Números, Blancos y Fechas

Los números son la mitad fácil: >45, >=500, <0, <>0. Aun así hay dos cosas que te pillan.

El texto que parece número no coincide con nada. Si Días vencidos llegó de una exportación como texto, >45 no devuelve ni una fila — no un error, ninguna fila. La pista es una columna alineada a la izquierda, y =CONTAR(Cartera[Días vencidos]) frente a =CONTARA(Cartera[Días vencidos]) es la versión de dos celdas: si CONTAR es menor, algunos son texto, y VALOR o multiplicar por uno arregla la columna.

Las fechas se leen en el orden regional de la hoja. >=01/03/2026 es el 1 de marzo en una máquina española o británica y el 3 de enero en una estadounidense, y un rango de criterios escrito por un compañero de otra oficina es un riesgo real. La versión duradera mete la fecha en una celda y usa un criterio calculado:

=F2>=$H$1

F2 es la primera fila de datos de Fecha factura — relativa, para que baje por las filas. $H$1 lleva una fecha de verdad — absoluta, para que todas las filas se comparen contra la misma. Un criterio escrito así sobrevive a abrirse en cualquier configuración regional, y la fecha que usa está a la vista en una celda en lugar de enterrada en la hoja de reglas.

🎯 Escenario: Si algún rango de criterios de tu libro tiene una fecha escrita a mano, muévela hoy a una celda y cambia el criterio por una comparación. Ya que estás, escribe al lado qué significa esa fecha — "facturas desde esta fecha en adelante" — porque >=01/03/2026 en una celda de criterios no dice de qué lado de la comparación está.

6) El Rango de la Lista se Para en una Fila en Blanco

Cuando abres el cuadro del Filtro avanzado, Excel rellena el rango de la lista con la región actual, y una región actual termina en la primera fila completamente vacía. Una fila separadora que alguien dejó encima de un subtotal, o una fila que se quedó vacía al cancelar una factura, trunca el rango de la lista justo ahí.

El filtro se ejecuta entonces, correctamente, sobre las filas de arriba. No avisa de nada, porque para él la lista era esa.

Dos costumbres quitan el problema para siempre:

1. Convierte la cartera en Tabla (Ctrl+T) y usa Cartera[#Todo] como rango de la lista. La extensión de una Tabla es una definición, no una suposición; crece con los datos, y una fila vacía dentro no la termina.
2. No uses nunca filas separadoras. Usa un borde inferior.

🎯 Escenario: Selecciona una celda de tus datos y pulsa Ctrl+Mayús+* (Región actual). Lo que se ilumine es lo que el Filtro avanzado te va a ofrecer como rango de la lista. Si eso no son todos tus datos, arregla los datos, no el cuadro de diálogo.

7) Criterios Calculados: Una Fórmula en Lugar de Cuatro Columnas

Un criterio calculado es una celda de criterios con una fórmula que devuelve VERDADERO o FALSO, evaluada una vez por registro. Es la respuesta a casi todos los problemas de rangos de criterios de este artículo, porque convierte una cuadrícula de celdas en una celda que se puede leer.

Tres reglas, y las tres sujetan el edificio:

1. El encabezado de encima tiene que estar vacío, o ser un texto que no sea un nombre de campo. Un encabezado que casa con un campo convierte la celda otra vez en un criterio normal sobre esa columna.
2. Las referencias a la lista usan la primera fila de datos, en relativo. C2, no C:C ni C1. Excel baja la fórmula por los registros como quien la arrastra.
3. Las referencias a cualquier cosa fuera de la lista son absolutas. $H$1, siempre.

La regla entera de Kelbrook, en una celda bajo un encabezado vacío:

=Y(O(C2="Trade";C2="Contract");D2>45;E2>500)

No hay una segunda fila en la que olvidar una condición, ni una tercera que dejarse vacía. La fila que provocó el incidente no puede existir en este diseño, porque el diseño tiene una fila.

Los criterios calculados son además el único camino a varias pruebas que los criterios normales no saben expresar:

Un aviso que merece la frase: un criterio calculado es una fórmula dentro de una celda, así que muestra VERDADERO o FALSO según la fila contra la que se escribió, y ese valor no significa nada. La gente lo borra creyendo que está roto. Pon una nota al lado.

🎯 Escenario: Reescribe tu rango de criterios más ancho como un único criterio calculado y guarda los dos durante un mes. Lanza el filtro de las dos maneras y compara los recuentos con =CONTARA(). Cuando coincidan dos veces, borra la cuadrícula.

8) Copiar a Otro Lugar Es una Foto Fija, No una Vista

Este es el fallo que más dinero le costó a Kelbrook, y no es un error del programa. Es la función haciendo exactamente lo suyo, de una forma que parece otra cosa.

Copiar a otro lugar escribe valores una vez. La salida no tiene ninguna relación con el rango de la lista, ninguna con los criterios, ninguna actualización, ninguna conexión en Consultas y conexiones, y nada en ninguna parte de la hoja que registre cuándo se hizo. Es un pegado. Si la cartera cambia un minuto después, la extracción no, y no se ve distinta de una extracción tomada hace un minuto.

Vigilancia llevaba cinco semanas parada en una hoja donde cinco semanas y cinco minutos tienen el mismo aspecto. Nadie fue descuidado. No había nada que ver.

Cuatro cosas más sobre el destino, y todas muerden:

• Tiene que estar en la hoja activa. Filtrar datos de Cartera y copiarlos a Retenidos significa estar en Retenidos al abrir el cuadro y apuntar el rango de la lista de vuelta a Cartera. Al revés, Excel contesta que sólo se pueden copiar datos filtrados a la hoja activa.
• Una sola celda de destino significa todas las columnas. Selecciona una celda y sale cada campo del rango de la lista, en el orden de la lista.
• Una fila de encabezados de destino significa esos campos, en ese orden. Escribe en el destino los nombres de campo que quieras, selecciona esa fila como Copiar a, y el Filtro avanzado extrae exactamente esos. Escribe uno mal y te dice que al rango de extracción le falta un nombre de campo o no es válido — que, a diferencia de los encabezados de criterios, sí es un mensaje de error que no se te puede pasar.
• Lo que haya debajo del destino está en la línea de fuego. La salida tiene tantas filas como hayan coincidido esta vez, que no son las que coincidieron la vez pasada. No pongas nada debajo de una extracción, y dale su propia hoja.

Lo de quedarse vieja tiene un arreglo de dos celdas. En el momento de lanzar el filtro, registra qué filtraste:

Retenidos!H1: 30/06/2026                 (escrita a mano, la fecha de ejecución)
Retenidos!H2: =FILAS(Cartera)             (convertida a valor: Ctrl+C y Pegar valores)
Retenidos!H3: =FILAS(Cartera)-H2          (viva: cuánto se ha movido la cartera desde entonces)

H3 vale cero el día que se hizo y distinto de cero para siempre después. Es lo único de esa hoja que sabe que la extracción es vieja.

🎯 Escenario: Busca todas las extracciones con Copiar a de tus libros y hazle a cada una una pregunta: si los datos cambiaron esta mañana, ¿qué se vería distinto en esta hoja? Si la respuesta es nada, pon la fecha de ejecución y el número de filas al lado antes de cerrar el fichero.

9) Sólo Registros Únicos Quita Duplicados de las Columnas que Extraes

La casilla dice registros únicos, y un registro son tantos campos como hayas pedido. Extrae una columna y obtienes sus valores distintos. Extrae las seis y dos facturas son duplicadas sólo si coinciden las seis celdas, cosa que en una cartera no pasa nunca, así que la casilla no hace nada y parece rota.

Kelbrook extrae Cuenta sola, que es por lo que 840 facturas llegaron como 214 filas. La casilla hizo su trabajo perfectamente sobre la entrada equivocada, y esa deduplicación es lo que hizo creíble la salida: 840 filas quizá habrían levantado una ceja. 214 no.

Vale la pena saber además:

• Sólo registros únicos también funciona filtrando sin mover, ocultando las filas duplicadas en lugar de copiar las distintas.
• No distingue mayúsculas, como todo lo demás aquí.
• Datos → Quitar duplicados cambia tus datos; el Filtro avanzado escribe una lista aparte y deja la cartera en paz. Cuando alguien pide "una lista de las cuentas", casi siempre quiere lo segundo.
• =UNICOS() hace lo mismo y se recalcula, que es el asunto de la sección siguiente.

🎯 Escenario: Cuenta las columnas de tu fila de encabezados de destino y di en voz alta qué significa "único" ahora. Si extrajiste Cuenta y Factura, único es por factura, y todas las filas son únicas: la casilla es decoración.

10) La Fórmula que No Puede Quedarse Vieja

Todo lo que hace la extracción de Kelbrook lo hace una fórmula en vivo:

=ORDENAR(UNICOS(FILTRAR(Cartera[Cuenta];
  (Cartera[Días vencidos]>45)*(Cartera[Saldo]>500)*
  ((Cartera[División]="Trade")+(Cartera[División]="Contract")))))

* es Y, + es O, y las tres condiciones se ven como texto en una celda en vez de como geometría repartida por cuatro. Se recalcula en cuanto se mueve la cartera, así que no puede tener cinco semanas, y no hay ninguna fila que dejarse vacía.

Entonces, ¿para qué sigue sirviendo el Filtro avanzado?

• Filtrar sin moverlo a otro lugar, para imprimir o mirar sin copiar nada a ninguna parte.
• Una foto fija a propósito: la lista de bloqueos tal como se envió, guardada como prueba de lo que se envió.
• Criterios que puede editar un compañero que no escribe fórmulas. Escribir Contract bajo un encabezado es un listón mucho más bajo que editar un FILTRAR, y esto importa más de lo que a la gente de fórmulas le gusta admitir.
• Reordenar y recortar columnas de salida, que la fila de encabezados de destino hace gratis.
• Excel 2019 y anteriores, donde FILTRAR y UNICOS no existen.

La regla de decisión que sobrevive al contacto con una oficina de verdad: si la salida se lee, usa FILTRAR. Si la salida se envía, usa el Filtro avanzado y ponle la fecha.

🎯 Escenario: Monta el gemelo con FILTRAR al lado de tu extracción y deja los dos. Pon =CONTARA(extracción)-CONTARA(gemelo) entre medias. Marca cero mientras la extracción está al día y empieza a contar el día que se queda vieja — que es la alarma que una foto fija no ha tenido nunca.

11) Siete Comprobaciones de una Celda

Cada una es una celda, y entre todas habrían pillado todo lo que salió mal el 30 de junio.

1  =FILAS(Criterios)                      Cuántas filas abarca el nombre. Cuenta tus condiciones contra eso.
2  =CONTAR.SI(F2:F4;0)                    Con F2 = CONTARA(A2:D2) arrastrada: filas de criterios vacías. Debe ser 0.
3  =CONTAR.SI(Cartera[#Encabezados];A1)   Cada encabezado de criterios casa con un campo. Debe ser 1.
4  =CONTAR.SI.CONJUNTO(Cartera[División];"Trade";Cartera[Días vencidos];">45";Cartera[Saldo];">500")
     +CONTAR.SI.CONJUNTO(Cartera[División];"Contract";Cartera[Días vencidos];">45";Cartera[Saldo];">500")
                                          Las facturas que selecciona la regla, desde la cartera. 61.
5  =CONTARA(UNICOS(FILTRAR(Cartera[Cuenta];(Cartera[Días vencidos]>45)*(Cartera[Saldo]>500)
     *((Cartera[División]="Trade")+(Cartera[División]="Contract")))))
                                          Las cuentas que hay detrás, en vivo. 38.
6  =CONTARA(Retenidos!A:A)-1              Lo que la extracción produjo de verdad. Tiene que ser igual a la 5.
7  =(CONTARA(Retenidos!A:A)-1)/CONTARA(UNICOS(Cartera[Cuenta]))
                                          Porcentaje de cuentas bloqueadas. 18 % es un fin de mes. 100 % es un incidente.

Las comprobaciones 4 y 5 son la pareja importante, y merece la pena ser preciso sobre por qué. Calculan la misma regla con CONTAR.SI.CONJUNTO y con FILTRAR, desde los datos, sin acercarse al Filtro avanzado — así que no son comprobaciones de la extracción, son una segunda opinión sobre la respuesta. El 30 de junio la 5 decía 38 y la extracción decía 214, y un número que no cuadra con otro es el único tipo de error que esta función te va a dar jamás.

La 7 es la que no necesita ni pensar ni contexto. Una lista de bloqueos con el 100 % de las cuentas de la cartera no es un número que nadie tenga que interpretar.

Añade =FILAS(Cartera)-Retenidos!$H$2 de la sección 8 y tienes también la alarma de antigüedad, que es lo que Vigilancia nunca tuvo.

🎯 Escenario: Pon las comprobaciones 5, 6 y 7 en tres celdas encima de los encabezados de la hoja donde cae tu extracción, y coloréalas. Tres celdas. Y luego haz tu propio fin de mes y léelas antes de mandarle nada a nadie.

12) Doce Trampas

1. Una fila en blanco en el rango de criterios devuelve todos los registros. Las filas se unen con O y una fila vacía no tiene condiciones, cosa que todo cumple. Borrar celdas no es eliminar una fila.
2. Un rango de criterios nombrado más ancho que las condiciones que contiene tiene filas en blanco por definición. =FILAS(Criterios) es toda la prueba.
3. La misma fila es Y, filas distintas son O, y una condición no la hereda la fila de abajo. Repite cada condición en cada fila.
4. Los encabezados de criterios se emparejan con los campos por texto. Un espacio final o una columna renombrada no dan error: dejan de ser una condición sobre esa columna, porque un encabezado que no casa es justo como se declara un criterio calculado.
5. Los criterios de texto son empieza-por y no distinguen mayúsculas. Hart pilla Hartsmere y Hartley. ="=Hart" es igualdad; IGUAL dentro de un criterio calculado es la caja.
6. >45 no coincide con nada cuando la columna es texto. Compara CONTAR con CONTARA antes de creerte un resultado vacío.
7. Las fechas escritas a mano se leen en el orden regional de la hoja. Mete la fecha en una celda y compara contra ella.
8. El rango de la lista se para en la primera fila completamente vacía. Usa una Tabla y Cartera[#Todo], y nunca filas separadoras.
9. Los criterios calculados necesitan encabezado vacío, referencia relativa a la primera fila de datos y referencias absolutas a todo lo demás. Falla una y el criterio cambia de significado sin decirlo.
10. Copiar a otro lugar es un pegado. Sin actualización, sin vínculo, sin fecha. Ponle la fecha de ejecución y el número de filas o se leerá como actual para siempre.
11. El destino tiene que estar en la hoja activa, una sola celda de destino extrae todas las columnas, y una fila de encabezados de destino extrae exactamente esos campos — mal escritos, ese sí da error.
12. Sólo registros únicos quita duplicados de los campos que extrajiste. Una columna son valores distintos; seis columnas no son nada, y la casilla parece rota justo cuando se la está obedeciendo.

La lección que Kelbrook sacó de julio no fue que el Filtro avanzado sea peligroso, y no lo quitaron. La lista de bloqueos sigue siendo una extracción, porque la lista de bloqueos se manda a un ERP y tener congelado lo que se mandó vale dinero.

Lo que cambió es que ahora hay tres celdas encima: el recuento que la regla produce desde la cartera, el recuento que produjo la extracción, y la diferencia. Y el rango de criterios pasó a ser un criterio calculado bajo un encabezado vacío, así que no hay segunda fila que borrar ni cuarta fila que dejarse.

El fondo del asunto no es esta función. Es que un rango de criterios es un rango de celdas, no una declaración de intenciones. Dice lo que contiene en el instante en que pulsas Aceptar, y una fila vacía es una cosa perfectamente válida de contener: un filtro sin condiciones dentro, que cumple todo registro del mundo. Excel no te va a preguntar si querías decir eso, la mañana del día 1, a las seis, con el ERP ya leyendo el fichero.